TUOTANTO-lisäosio RUOKA-osioon

TUOTANTO on RUOKA-osioon liitettävä lisäosio ruokatilausten hallinnointiin. TUOTANTO-osio sisältää tilaustoiminnot ruokalistaan, jolloin kullekin ruokalistariville voidaan lisätä ruokatilauksia joko annoksina, kiloina tai astioina.

Tilauksia voidaan tehdä myös erillisellä lähetyslista-toiminnolla, jossa valitaan ensin tilaaja sekä toimituspäivä, minkä jälkeen siihen voidaan poimia ruokalistasta rivejä tai myös suoraan ruokaohjeita/annoskortteja/ruoka-aineita.

Kolmas tilaustoiminto on työlista, johon kerätään toimituspäivän ruokaohjeet ja ruoka-aineet. Valinnat voidaan tehdä taas joko ruokalistasta tai suoraan ruokaohjeista/annoskorteista/ruoka-aineista.

Ennen tilausten tekemistä perustietoihin on syötettävä tiedot, joita tarvitaan tilaustoiminnoissa.

Toimitusvaiheet

Toimitusvaiheiden käyttö ei ole pakollista.

Toimitusvaiheita muokataan kohdassa Perustiedot → Ryhmittely → Työlistat.

Syötä tilauksissa käytettävät toimitusvaiheet (esim. vastaanotettu, valmistettu, pakkauksessa, lähetetty, …). Jos toimitusvaiheeseen laitetaan päälle lukitus, tilaajakäyttäjä ei voi tehdä muutoksia tilaukseen, jossa kyseinen toimitusvaihe on aktiivinen. Järjestä toimitusvaiheet lopuksi oikeaan järjestykseen.

Lisätietoryhmät ja -nimikkeet

Lisätietoryhmien ja lisätietonimikkeiden käyttö ei ole pakollista.

Lisätietoryhmiä ja -nimikkeitä muokataan kohdassa Perustiedot → Ryhmittely → Asiakkaat.

Lisätietoja käyttäen voidaan muodostaa dynaaminen, puumallinen tietorakenne, johon syötetään erilaisia tilaajaan ja edelleen lähetyslistaan liittyviä lisätietoja. Lisätietoja voisivat olla esim. ikä, syntymävuosi, annoskoko, kahvi/tee, sokeri/makeutusaine ja energiataso.

Syötä ensin lisätietoryhmiin päätasot, joiden alle lisätietonimikkeet kuuluvat. Lisätietoryhmiä voisivat olla esim. leipä, rasvat, juomat ja aamupala.

Syötä tämän jälkeen lisätietonimikkeet lisätietoryhmien alle. Lisätietonimikkeelle on valittava datatyyppi. Valintalistaan voidaan syöttää listaus, joista lisätietonimikkeen arvo valitaan. Jos valintalista jätetään tyhjäksi, arvo voidaan syöttää vapaasti.

Toimitusmuodot

Toimitusmuotojen käyttö ei ole pakollista.

Toimitusmuoto voidaan liittää tiedoksi tilausriville ja sitä voidaan käyttää hyväksi raportoinnissa.

Tilaajan taakse voidaan valita oletustoimitusmuoto. Toimitusmuotoja voisivat olla esim. normaali, neste ja sose.

Ruokavaliot

Ruokavalioiden käyttö ei ole pakollista.

Ruokavalio (dieetti) voidaan liittää tiedoksi tilaukseen ja sitä voidaan käyttää hyväksi raportoinnissa. Tilaajan taakse voidaan valita oletusdieetti. Dieettejä voisivat olla esim. laktoositon ja gluteeniton.

Tilaajat

Tilaaja on tilauksen toimituskohde. Syötä tilaajat. Valitse tilaajan taakse oletuskeittiö, jolta tilataan (Tasot-painike). Valitse muut oletustiedot (annosmäärä, erä, toimitusmuoto, dieetti, lisätietonimikkeet).

Valmistusastiat

Mikäli tilauksia halutaan tehdä valmistusastioittain, täytyy perustietoihin syöttää valmistusastiat sekä määritellä ruokaohjeiden taakse valmistusastioiden vetoisuudet.

Tilauksia voidaan tehdä kolmella eri tavalla: lähetyslistalla, ruokalistan kautta tai työlistan kautta.

Ohjelma synkronoi näitä kolmea tilaustoimintoa koko ajan automaattisesti: esimerkiksi ruokalistariville tehty tilaus päivittää automaattisesti kyseisen tilaajan lähetyslistaa ja päivän työlistaa. Jollei kyseistä lähetyslistaa tai työlistaa vielä ole olemassa, ohjelma luo ne automaattisesti.

Muutoksia ja lisäyksiä voi tehdä vapaasti mihin vain näistä kolmesta toiminnosta ja kaksi muuta kulkevat koko ajan automaattisesti mukana.

• Avaa Lähetyslistat-toiminto Toiminnot-valikosta tai työkalupalkista.
• Lisää uusi lähetyslista painamalla Muokkaa → Uusi.
• Valitse toimituspvm ja tilaaja.
• Lisää ruokalistan rivejä lähetyslistaan poimintaikkunasta. Lisäys voidaan tehdä vedä-pudota-menetelmällä, kaksoisnapsauttamalla ruokalistariviä tai klikkaamalla ruokalistan riviä hiiren oikealla painikkeella ja painamalla sitten lisää-painiketta.
• Lähetyslistaan voidaan lisätä koko ruokalistan sisältö tekemällä lisäys päivän kohdalla. Vastaavasti aterian sisältö lisätään tekemällä lisäys aterian kohdalla.
• Kaksoisnapsauta tuotelistaa ja syötä tilattavat määrät tilattu-sarakkeeseen. Mikäli tilausriville on tarvetta syöttää lisätietoja tai tilaus halutaan tehdä kiloina tai astioina, avaa tilauslomake painamalla Muokkaa → Avaa tai kaksoisnapsauta tilausriviä Ctrl-näppäin pohjassa.
• Lähetyslistaan voidaan lisätä rivejä myös ruokalistan ulkopuolelta mutta nämä tilausrivit eivät päivity ruokalistaan vaan ainoastaan työlistaan.

• Avaa ruokalista.
• Valitse ruokalistan rivi ja paina Muokkaa → Tilaukset (vaihtoehtoisesti voit kaksoisnapsauttaa ruokalistan riviä Ctrl-näppäin pohjassa).
• Lisää tilaus painamalla Muokkaa → Uusi.
• Valitse tilaaja.
• Syötä määrä joko annoksina, kiloina tai astioina.
• Valitse tarvittaessa toimitusmuoto ja dieetti. Syötä tarvittaessa tilausriviin liittyvät lisätiedot.
• Tilauksia voidaan lisätä useammalle tilaajalle kerralla käyttäen Muokkaa → Lisää tilaajat -toimintoa.
• Ruokalistaan tehdyt tilaukset tallentuvat vasta kun ruokalista tallennetaan.

• Luo uusi työlista tai avaa aiempi työlista.
• Tilausten muokkaus työlistan kautta on mahdollista vain, jos työlista merkitään oletustyölistaksi. Jos toimituspäivälle on jo olemassa oletustyölista, tee muutokset siihen, älä luo uutta oletustyölistaa.
• Lisää ruokalistan rivejä työlistaan poimintaikkunasta.
• Valitse työlistan rivi ja paina Muokkaa → Tilaukset (vaihtoehtoisesti voit kaksoisnapsauttaa ruokalistan riviä Ctrl-näppäin pohjassa).
• Valitse tilaaja.
• Syötä määrä tilattu-kenttään annoksina tai tilaa kiloina tai astioina.
• Valitse tarvittaessa toimitusmuoto ja dieetti. Syötä tarvittaessa tilausriviin liittyvät lisätiedot.
• Tilauksia voidaan lisätä useammalle tilaajalle kerralla käyttäen Muokkaa  Lisää tilaajat -toimintoa. Tämä toiminto on myös suoraan työlistalomakkeella – ohjelma lisää silloin tilaukset jokaiselle työlistan riville.
• Työlistaan voidaan lisätä rivejä myös ruokalistan ulkopuolelta mutta nämä tilausrivit eivät päivity ruokalistaan vaan ainoastaan lähetyslistaan.
• Työlistaan tehdyt tilaukset tallentuvat vasta kun työlista tallennetaan.

Tilausten käsittely valmistus- ja toimitusvaiheessa tapahtuu Työlistat- ja Lähetyslistat-toimintojen kautta.

Toimitetut määrät kirjataan toimitettu-kenttään joko työlistassa tai lähetyslistoissa. Ohjelma voi tarvittaessa jakaa toimitetun määrän tilauksiin tilattujen määrien suhteessa. Toimitettujen määrien kirjaaminen ei ole pakollista sillä ohjelma käyttää raportoinnissa tilattuja määriä. Toimitetut määrät näkyvät työlistan Jakelulistassa ja niitä voidaan käyttää Omat raportit -toiminnossa.

Mikäli valmistetun ruokaohjeen raaka-aineissa tai niiden suhteissa on eroja alkuperäiseen ruokaohjeeseen, ruokaohjeesta voidaan luoda kopio ja tehdä muutokset kopioon. Valitse ruokaohje työlistassa ja paina Muokkaa → Ruokaohje. Tee muutokset kopioon. Muokatun ruokaohjeen edessä näkyy työlistassa musta huutomerkki.

Toimitusvaihetta voidaan muuttaa joko lähetyslistassa tai työlistassa. Kun työlistan toimitusvaihetta muutetaan, se päivittyy työlistaan liittyviin lähetyslistoihin. Toimitusvaihetta voidaan muuttaa Lähetyslistat-toiminnossa kaikkiin listassa näkyviin lähetyslistoihin valitsemalla Muokkaa → Toimitusvaihe. Tämän toiminnon kautta toimitusvaihe muuttuu vain, jos lähetyslistan aiempi toimitusvaihe on järjestyksessä ennen valittua toimitusvaihetta.

Lähetyslistat-toiminnossa on hakuominaisuus, jolla lähetyslistoja voidaan hakea aikavälin ja keittiön lisäksi esim. tilaajan ja nimen osan perusteella. Haku vaikuttaa listanäkymän lisäksi kaikkiin raportteihin.

Toiminnoista saa monipuolisesti erilaisia raportteja sekä tuotannon että toimittamisen hallinnointiin. Raportteja voidaan tulostaa Lähetyslistat- ja Työlistat-toimintojen kautta. Suurin osa raporteista tulostetaan Exceliin.

Lähetyslistat-toiminnon raportit tulostetaan Tulosta-valikosta, jossa on seuraavat raporttivaihtoehdot:

• Lähetyslista: Tuloste valitusta lähetyslistasta.
• Tuotantolista erittäin: Tilausten yhteismäärä tuotteittain, erittäin omilla välilehdillään.
• Tuotantolista tilaajittain, päivittäin: Tilausten yhteismäärät tilaajittain ja tuotteittain eriteltyinä päiväkohtaisesti.
• Tuotantolista, tilaajittain, ruokalistoittain: Tilausten yhteismäärät ruokalistana, tilaajittain eriteltyinä.
• Tuotantolista ruokaohjeittain: Yhteissummat ruokaohjeittain ja tilaajittain sekä ruokaohjetuloste kustakin ruokaohjeesta.
• Tarveainelista: Tarveainelista lähetyslistoista. Vastaava toiminto kuin ruokalistan ja työlistan tarveainelista.
• Omat raportit: Dynaaminen raportointi. Valitse raporttiin 0-4 ryhmittelyä. Valitse sarakkeet. Muuta ryhmittelyiden ja sarakkeiden järjestystä tarvittaessa. Tallenna raporttimalliksi myöhempää käyttöä varten.