Kotihoitoasiakkaiden asiakastiedot

Kotihoitoasiakkaita käsitellään ohjelmassa yleensä omana asiakasryhmänään. Asiakkaille toimitetaan ateriat keskitetysti omissa pakkauksissaan. Perustetaan kuljetusreitit, joille asiakkaat merkitään. Pakkaukset voidaan tarvittaessa tarroittaa asiakkaiden nimillä esim. reittien mukaisesti. Toimituksia voi olla joka päivä tai valittuina päivinä. Kotihoito voi itse halutessaan syöttää ja hallita asiakastietoja sekä ateriatilauksia.

Ateriatilaukset tehdään automaattitilauksena esim. kerran viikossa. Muutokset tehdään tilauksiin, koska toimitettujen tilausten perusteella muodostetaan pakkaus- ja kuljetuslistat sekä lopulta laskutusaineisto. Kotihoitoateriat laskutetaan yleensä kunnan kotihoitoyksiköltä, joka laskuttaa itse loppuasiakasta lisäten siihen mahdollisia muita kotihoitoon liittyviä maksuja. Laskutusaineisto muodostuu toimitetuista ateriatilauksista. Tarvitaan siis asiakastietoihin myös laskutusasiakas, joka valitaan asiakkaalle maksajaksi.

Tämä ohje on yleisluontoinen ja siksi kaikkien mahdollisten välilehtien ja kenttien täyttämistä ei tässä ohjeessa opasteta. Täytettävien tietojen tarkkuus on aina asiakkaan tarpeiden mukainen.

Perustiedot → Asiakkaat tai pikapainikkeella Asiakkaat toiminto auki.

Uusi-painikkeella aukeaa lomake, johon asiakkaan tiedot täytetään.

• Syötetään yhteystiedot kuten nimi, osoitetiedot, puhelin numero.
• Valitaan keittiö, joka valmistaa ateriat sekä keittiö, jolle kirjataan mahdolliset suoritteet.
• Valitaan asiakasryhmä. Tämä ryhmä valitaan myös ruokalistalle tuotannon raportteja varten.
• Aloituspäivä on hyvä myös merkitä. Se on vain tiedoksi kenttä.
• Laitetaan rastit kohtiin: tuotantoraportit, kuljetusraportit, automaattinen tilaus ja jos kuljettajalla on avain asiakkaalle, niin rasti myös kohtaan avain. Tästä tulee kuljetuslistalle tieto.

Tilaus-välilehdelle syötetään asiakkaan oletustilaustiedot. Ensin syötetään mahdolliset dieetteihin, toimitusmuotoon ja lämpötilaan liittyvät oletustiedot. Tänne voidaan hakea myös säännöllisesti lähtevät elintarvikkeet, kuten maito, mehu tms. Uusi tilausrivi saadaan lisättyä listalle painamalla hiiren oikealla painikkeella listan päällä ja valitsemalla ’uusi’.

Uusi tilaustieto ikkunaan täytetään seuraavat kohdat:

• nimi, johon kirjoitetaan esim. Ateriapalvelu lounas
• dieetteihin, toimitusmuotoon tai -lämpötilaan liittyvät tiedot, jos ne eivät ole automaattisesti päivittyneet oletusriviltä
• ateriatyyppi tai tuote haetaan listalta
• aterioiden määrä
• valitaan viikon päivät, joille tilaukset tehdään
• tilausrivin voimassaolo tai asiakkaan poissaolo voidaan tarvittaessa määritellä tässä

Asiakkaalle voidaan hakea yksi tai useampia tilausrivi, Huom! reitin takia ei tarvita omaa tilausriviä

Tilausrivien syöttäminen asiakkaalle huomioon ottaen toimituspäivät:

• mikäli asiakkaalle menee säännöllisesti määrättyinä päivinä aterioita, riittää yksi tilausrivi/ateria, valitaan vain toimituspäivät
• mikäli viikonloppuisin ateriat toimitetaan kylminä, tehdään niille päiville oma tilausrivi
• mikäli asiakkaalle toimitetaan joka toinen päivä viikonpäivästä huolimatta, joudutaan hänelle tekemään useampi tilausrivi, joihin laitetaan aina voimassaoloajaksi ko viikko. Näitä voi olla tehtyinä etukäteen vaikka kuinka monta tai pyöritetään kahta viikkoa vaihtaen vain voimassaoloaikaa kyseiselle viikolle.
• jos ruokalistalta on valittavissa useampi ateriavaihtoehto esim. normaalin lisäksi joinain päivinä keittoateria, tehdään näistä oma tilausrivi.

• Toimitus-välilehdellä uusi reitti lisätään klikkaamalla hiiren oikealla painikkeella taulukon päällä ja valitsemalla Uusi.
  • Valitaan myös viikonpäivät, joina kyseessä olevat ateriat toimitetaan.
  • Reittijärjestys voidaan valita tässä, jos se tiedetään tai myöhemmin Perustiedot → Reitit/Vaunut toiminnossa.
  • Mikäli asiakkaalle toimitetaan tulevien päivien aterioita ennakkoon, voidaan noiden aterioiden kuljetuspäivää aikaistaa miinusmerkkisellä luvulla Muuta toimituspäiviä -kohdassa. Esim. perjantaina toimitettavat viikonlopun ateriat: Merkitään lauantain kohdalle aterian kuljetuspäiväksi -1 pv ja sunnuntain kohdalle – 2 pv.
• Toimitus välilehdellä syötetään asiakkaan ovikoodit, jos sellaiset ovat käytössä.
• Toimitukseen, pakkaukseen, kuljetukseen ja dieetteihin liittyvien raporttien lisätiedot syötetään myös täällä.

Tälle välilehdelle haetaan tarvittaessa tilauksiin ja laskutukseen liittyviä maksuja. Maksut ja/tai alennukset perustetaan ensin perustiedoissa. Maksu voi olla tilaus-, laskutus- tai ravintopäiväkohtainen. Myös eri viikonpäiville voidaan syöttää omat maksut.

• Paina hiiren oikeaa painiketta listan päällä ja valitse uusi.
• Avaa nimi-kentän perässä olevalla painikkeella Maksut-lista ja valitse haluamasi maksu.
• Syötä maksujen määrä ja hinta ym. tiedot

Laskutus-välilehdelle haetaan useimmiten maksajaksi Kotihoito tai vastaava kenelle lasku halutaan osoittaa, koska keittiö harvemmin laskuttaa kotihoitoasiakasta suoraan.

Laskutusasiakas perustetaan ensin asiakastietoihin ja sille laitetaan Yleiset–välilehdellä Laskutusasiakas–rasti päälle.

Jos muodostettava laskutusaineisto halutaan myös tiliöidä ja/tai toimitetuista tilauksista muodostaa sähköinen laskutusaineisto tulee laskentatunnisteet olla täytettynä. Yleensä laskentatunnisteet kuitenkin syötetään maksajan (laskutusasiakkaan) asiakastietoihin.

Asiakkaan laittaminen keskeytykseen: Jos asiakas on toistaiseksi tai määräajan poissa ateriatilausten piiristä, merkitään hänet keskeytykseen Toiminnot – Muutoslista toiminnossa, josta on olemassa erillinen ohje.

Jos asiakas poistuu lopullisesti, niin laitetaan asiakastiedoissa hänet passiiviseksi ja poistetaan oletustilausrivit. Myös asiakkaalle tehdyt toimittamattomat tilaukset poistetaan. Passiivisuudesta huolimatta asiakkaalle toimitetut ateriat tulevat laskutetuksi.

Yksittäiset peruutetut ateriat poistetaan tilauksista.