Tuotetietojen päivitys

Tuotetietojen päivitys on ohjattu toiminto, jolla päivitetään toimittajalta sähköisessä muodossa tulevia tuotetietoja varastokortistoon. Tuotetietojen päivitys perustuu tuotteiden EAN-koodeihin. Sähköisessä muodossa toimitetaan kaikki tiedot, jotka tarvitaan varastokorttien luomiseen, joten tietojen päivityksen lisäksi voidaan luoda automaattisesti uusia varastokortteja, joita ei aiemmin ole olemassa.

Pyydä tavarantoimittajalta tuotetiedot ostohistoriasi tai sopimusvalikoimasi (erityisesti Atrian toiveena sopimusvalikoima) mukaisesti, mieluiten Excel-tiedostona. Tuotetietojen tulee olla ns. JAMIX-muodossa, jotta ohjelma osaa lukea tiedot oikein. Suurimmat ja yleisimmin käytetyt toimittajat tuntevat yleensä tämän tuotetietojen toimitusmuodon. Pienemmille toimittajille voit tarvittaessa lähettää tämän ohjeen lopussa olevan liittymäkuvauksen tuotetietojen toimittamista varten.

Huom! Kespron tuotteille on oma liittymäkuvaus, jonka löydät artikkelin lopusta.

Mikäli tuotetiedot ovat Excel-muodossa, tiedostossa voi olla toimittajan laittamia lisätietoja ennen varsinaisia tuotetietoja. Tämän vuoksi on tarkistettava rivi, josta tiedot alkavat. Tämä rivi on taulukon se rivi, jossa tietoina on toimittajan nimi, oma asiakasnumero ja tietojen päiväys tässä järjestyksessä. HUOM. Tiedostossa ei saa olla muita välilehtiä kuin se, missä tiedot sijaitsevat.

Aputoiminnot → Tuotetietojen päivitys

1) Valitse tavarantoimittajan käyttämä tiedostomuoto (oletuksena Excel). JAMIX RUOKATUOTANTO ENTERPRISE -ohjelman tukemia muotoja ovat:

• JAMIX Oy:n Excel/CSV -muoto ja
• yleinen XML-muoto.
• JAMIX Oy:n  ASCII-muoto (mm. Sonera eCenter).

Kuvaukset ja mallit erilaisista tiedostomuodoista ovat JAMIX RUOKATUOTANTO -ohjelman asennuskansion alla olevassa Mallit-kansiossa. 2) Hae tiedosto-kohtaan työpöydälle tallentamasi tuotetieto-tiedosto 3) Jos tuotetiedot ovat Excel-muodossa, määritä aloita riviltä -kohtaan rivi, josta päivitettävät tuotetiedot alkavat tavarantoimittajan tiedostossa. (Kts. kohta 3) 4) Jos tuotetiedot ovat XML-muodossa, valitse alv-prosentti sekä verottomat tai verolliset hinnat riippuen siitä kumpia hintoja toimittaja käyttää tuotetiedoissaan. Siirry toiminnon seuraavaan vaiheeseen. Ohjelma lukee tiedoston sisällön ja näyttää listauksen luetuista tiedoista. Jos ohjelma havaitsee saman toimittajan tuotetietojen päivityksen vastaavalla päiväyksellä, varmistetaan, halutaanko päivitystä tästä huolimatta jatkaa. Tällä tavoin pyritään estämään vanhojen tietojen tahaton uudelleenpäivitys. Jos haettujen tietojen mukaista toimittajaa ei löydy perustiedoista, ohjelma yrittää etsiä perustiedoista lähintä vastaavaa toimittajaa, ja mikäli tällainen löytyy, varmistetaan halutaanko käyttää tätä toimittajaa.

Tavarantoimittajan tuotetiedoissa voi olla virheellisiä tai puutteellisia tietoja, jotka on korjattava ennen lopullista tuotetietojen päivitystä. Mahdolliset virheelliset tiedot on merkitty listaan punaisella ja ne saa kätevästi suodatettua valitsemalla oikean yläkulman alasvetovalikosta ”-Kaikki-”-valinnan sijaan ”Virheelliset”. Samasta valikosta voit myös suodattaa näkyviin Uutuudet tai Poistuvat tuotteet. Tuotelistan alapuolella näkyvät valittuna olevan tuotteen EAN-koodia vastaavan varastokortin tiedot.

Jos virheellisiä tietoja on vähän, ne on helppo korjata itse. Jos virheellisiä tietoja on runsaasti ota yhteyttä suoraan tavarantoimittajaan, jolle voit tarvittaessa toimittaa tämän ohjeen lopussa olevan liittymäkuvauksen tuotetietojen toimittamista varten.

Seuraavassa on kerrottu yleisimmät virheet sekä korjaavat toimenpiteet:

Sarake: EAN-koodi Virhe: EAN-koodi puuttuu. Korjaava toimenpide: EAN-koodi on lisättävä alkuperäiseen tiedostoon ja päivitetty tiedosto haettava uudestaan tuotetietojen päivitykseen.

Sarake: Nimi Virhe: Tuotteen nimi puuttuu. Korjaava toimenpide: Nimi lisättävä alkuperäiseen tiedostoon ja päivitetty tiedosto haettava uudestaan tuotetietojen päivitykseen. Nimi voidaan lisätä myös suoraan tuotelistaan.

Sarake: Veroton tai verollinen hinta Virhe: Hinta puuttuu tai on virheellinen. Korjaava toimenpide: Hinnat korjattava alkuperäiseen tiedostoon.

Sarake: Myyntierä Virhe: Myyntierän koko puuttuu tai on virheellinen, tai perusmittayksikkö puuttuu. Korjaava toimenpide: Myyntierän tiedot korjattava alkuperäiseen tiedostoon. Perusmittayksikkö voidaan korjata suoraan listassa.

Sarake: Perusmittayksikkö Virhe: Perusmittayksikön koko puuttuu tai on virheellinen, tai mittasuhdeyksikkö (kg/kpl) puuttuu. Korjaava toimenpide: Perusmittayksikkö korjattava alkuperäiseen tiedostoon.

Sarake: Pvm Virhe: Tietojen päiväys puuttuu tai on virheellinen. Korjaava toimenpide: Päiväys korjattava alkuperäiseen tiedostoon.

Sarake: Toimittaja Virhe: Toimittaja puuttuu tai sitä ei löydy perustiedoista. Korjaava toimenpide: Jos toimittaja on ohjelman perustiedoissa toisella nimellä, nimi on muutettava perustietoihin tuotetieto-tiedoston mukaisesti (tai vaihtoehtoisesti päinvastoin). Jos toimittajaa ei ole perustiedoissa, ohjelma luo automaattisesti uuden toimittajan.

Jos teet muutoksia alkuperäiseen tiedostoon, saat päivitettyä tuotelistan palaamalla toiminnon edelliseen vaiheeseen nuoli-painikkeella ja siirtymällä taas takaisin seuraavaan vaiheeseen; ohjelma hakee automaattisesti tuotelistan viimeisimmäksi tallennetusta tiedostosta.

Tuotteen nimeä ja perusmittayksikköä voidaan muokata suoraan tuotelistassa tuplaklikkaamalla muokattavaa tietoa tai käyttämällä avaa-painiketta. Tuotelistalle tehdyt muutokset eivät päivity alkuperäiseen tiedostoon.

Listasta voidaan poistaa tuotteet, joiden tietoja ei haluta päivittää varastokortistoon. Ohjelma lisää poistetut tuotteet automaattisesti ns. ohitettaviin tuotteisiin. Poistetut tuotteet ohitetaan automaattisesti myös tulevissa tuotetietojen päivityksissä. Tuotetietojen päivityksen yhteydessä poistettuja tuotteita voidaan tarkastella Aputoiminnot → Ohitettavat tuotteet -toiminnossa. Jos Ohitettava tuote halutaan takaisin mukaan tuotetietojen päivitykseen, se tapahtuu poistamalla kyseinen tuote Ohitettavat tuotteet -listalta.

Siirry toiminnon seuraavaan vaiheeseen nuoli-painikkeella.

Ohjelma vertailee luettuja tietoja varastokortistoon. Tuotteet, joita ei löydy aiemmin varastokortistosta näkyvät listalla vihreällä, päivittyvät tiedot näkyvät sinisellä. Listassa voi olla punaisella merkittyjä virheellisiä soluja, jolloin toimitaan seuraavasti:

Sarake: Myyntierä Virhe: Myyntierän suhde perusmittayksikköön tai perusmittayksikkö on eri kuin varastokortilla. Korjaava toimenpide: myyntierä on korjattava tiedostoon tai varastokortille, TAI ei tehdä mitään, jolloin tuote ohitetaan automaattisesti.

Sarake: Perusmittayksikkö Virhe: Perusmittayksikön suhde mittasuhdeyksikköön tai mittasuhdeyksikkö (kg/kpl) on eri kuin varastokortilla. Korjaava toimenpide: perusmittayksikkö on korjattava listaan, tiedostoon tai varastokortille, TAI ei tehdä mitään, jolloin tuote ohitetaan automaattisesti.

Jos tässä vaiheessa halutaan vielä poistaa tuotteita tai tehdä muutoksia tiedostoon, voidaan siirtyä takaisin edelliseen vaiheeseen nuoli-painikkeella tai ensimmäiseen vaiheeseen pystyviiva-nuoli-painikkeella, ja palata sitten takaisin.

Huom! Tuotteen mittasuhdeyksikköä (kg/kpl), johon perusmittayksikkö viittaa ei saa koskaan vaihtaa, jos tuotteella on varastotapahtumia. Myös perusmittayksikön ja sen suhteen vaihtamista tulee välttää.

Tuotteen nimeä ja perusmittayksikköä voidaan muokata suoraan tuotelistassa tuplaklikkaamalla muokattavaa tietoa tai käyttämällä avaa-painiketta. Tuotelistalle tehdyt muutokset eivät päivity alkuperäiseen tiedostoon.

Tuotelistan alapuolella näkyvät valittuna olevan tuotteen EAN-koodia vastaavan varastokortin tiedot.

Vain toimittajakohtaiset tuotetiedot:

• Päivittää vain toimittajan hintatiedot ja tuotekoodin toimittajakohtaisiin tuotetietoihin.
• Ei päivitä varastokorttia.
• Tätä voi käyttää silloin, jos varastokortilla oletustoimittaja on eri mutta halutaan päivittää samalle tuotteelle toisen toimittajan tiedot esim. siltä varalta, jos tuotetta tilataan joskus muulta kuin oletustoimittajalta.

Nimi:

• Päivittää tuotenimen varastokorttiin.
• Ei laiteta päälle, jos nimeä ei haluta päivittää.

Tuotekoodi:

• Päivittää tuotekoodin varastokorttiin.
• Laitetaan päälle, jos halutaan vaihtaa tuotteen oletustoimittaja tai jos tuotekoodi vaihtuu.
• Ei laiteta päälle, jos ei haluta vaihtaa oletustoimittajaa varastokortilla.

Toimittaja:

• Päivittää varastokortin oletustoimittajan.
• Ei laiteta päälle, jos oletustoimittajaa ei haluta vaihtaa.

Myyntierän EAN-koodi:

• Lisää varastokorttiin myyntierän EAN-koodin, jos sitä ei ole aiemmin ja jos varastokortin EAN-koodi on eri kuin päivityksessä tuleva myyntierän EAN.

Mittayksiköt:

• Päivittää varastokortille myyntieräyksikön ja myyntierän koon.
• Tämä on oletuksena päällä.
• Ei laiteta päälle, jos ei olla vaihtamassa varastokortin oletustoimittajaa.

EAN-koodeihin päivitys ei koske, lukuun ottamatta myyntierän EAN-koodin lisäystä, jos rasti on päällä. Jos tuotetta ei löydy, päivitys luo uuden varastokortin. Tuotetta haetaan seuraavassa järjestyksessä: EAN-koodilla, myyntierän EAN-koodilla, toimittajalla + tuotekoodilla, nimellä.

• Nimi
• Tuotekoodi
• Myyntierän EAN-koodi
• Mittayksiköt

Ei mitään rasteja päällä

• Päivittää mahdollisesti muuttuvat hinnan varastokorttiin.
• Ei muuta muita tietoja varastokortilla.
• Päivittää hinnat toimittajakohtaisiin tuotetietoihin.
• Lisää mahdolliset uudet tuotteet.

Vain toimittajakohtaiset tuotetiedot

• Päivittää hinnat toimittajakohtaisiin tuotetietoihin.
• Ei muuta tietoja varastkortilla.

• Nimi
• Tuotekoodi
• Toimittaja
• Myyntierän EAN-koodi
• Mittayksiköt

Päivitykseen vaikuttavat myös seuraavat Varastokortilla (Perustiedot → Varastokortit: sähköinen tuotetietojen päivitys) olevat asetukset:

• Myös päivänhinta päivittyy: jos kyseessä on sopimushinnan päivitys, päivitetään samalla myös päivän-hinta. Menee päivityksessä oletuksena päälle uusille tuotteille.
• Vain valitun toimittajan tiedot päivittyvät: jos varastokortille valittu toimittaja on eri kuin tuotetietojen päivityksessä, mitään tietoja ei päivitetä. Menee päivityksessä oletuksena päälle uusille tuotteille.

Näitä asetuksia voidaan muuttaa helposti Aputoiminnot → Varastokorttien pika-asetukset - toiminnossa.

Liittymäkuvaus tulostettavan ohjeen lopussa