Ostotilaukset ja lähetyslistat
VARASTO-OSIO: OSTOTILAUKSET JA LÄHETYSLISTAT
JAMIX RUOKATUOTANTO –ohjelmilla ostotilausten teko on vaivatonta ja ne voidaan lähettää toimittajille sähköisesti. Riippuen toimittajan tarjoamasta tilausjärjestelmästä, ostotilaus voidaan:
-
lähettää suorana tiedonsiirtona toimittajan järjestelmään (esim. Wihuri),
-
ladata ohjelmasta tallennettu siirtotiedosto toimittajan tilauspalveluun (esim. Kespro)
-
lähettää ohjelmasta tallennettu ostotilaustiedosto sähköpostin liitteenä toimittajalle (esim. Saarioinen).
-
lähettää tilaus sähköpostilla (esim. pienet toimittajat)
On myös mahdollista tehdä operaattorisopimus, jolloin kaikki ostotilaukset voidaan lähettää suorana tiedonsiirtona operaattorin kautta, riippumatta toimittajan järjestelmästä. Suomalainen OWS Finland on tunnettu ja luotettava operaattori, joka välittää sähköiset tilaukset niin suurille tukuille kuin pienille paikallisille tavarantoimittajille. Lisätietoa: www.ows.fi.
SUORA TIEDONSIIRTO TOIMITTAJAN JÄRJESTELMÄÄN (FTP)
1 ENNEN TILAAMISTA
Ota yhteyttä tavarantoimittajaan ja sovi sähköisen tilaamisen aloittamisesta.
Varmistu, että toimittajan varastokortit ovat ajan tasalla. Varastokortit voidaan päivittää tarvittaessa Tuotetietojen päivitys -toiminnolla.
2 PERUSTIEDOT
Perustietoihin syötetään asetukset sähköisten tilausten lähettämistä varten.
2.1 Toimittajat
Avaa toimittaja toimittajaluettelosta.
Yleiset-välilehdellä syötä lyhytnimi, y-tunnus sekä asiakasnumerot varastopaikoille.
Sähköinen asiointi -välilehdellä aktivoi sähköinen ostotilaus ja valitse tiedostokansio sekä tiedostomuodoksi XML/suoratilaus.
2.2 Käyttäjäprofiili
Syötä sähköposti-kenttään oma sähköpostiosoitteesi.
3 OSTOTILAUS
Tee ostotilaus normaaliin tapaan.
Syötä ostotilaukseen tilattavat määrät aina myyntierinä. Tilaa vain tuotteita, joilla on EAN- tai tuote-koodi. Lisätiedot eivät välity sähköisessä tilauksessa.
Lähetä ostotilaus toimittajalle Lähetä-painikkeella.
Tallenna ja sulje ostotilaus lopuksi OK-painikkeella. Ohjelma luo automaattisesti tilaustiedoston toimittajatiedoissa tai käyttäjäprofiilissa valittuun kansioon.
Ostotilaustiedostojen nimet ovat muotoa:
[lyhytnimi]_[asiakasnumero]_[VVVVKKPP]_[tilausnumero].xml
TIEDOSTON LATAAMINEN TOIMITTAJAN JÄRJESTELMÄÄN (WEB-TILAUSJÄRJESTELMÄT)
1 ENNEN TILAAMISTA
Ota yhteyttä tavarantoimittajaan ja sovi sähköisen tilaamisen aloittamisesta.
Varmistu, että toimittajan varastokortit ovat ajan tasalla. Varastokortit voidaan päivittää tarvittaessa Tuotetietojen päivitys -toiminnolla.
2 PERUSTIEDOT
Perustietoihin syötetään asetukset sähköisten tilausten lähettämistä varten.
2.1 Toimittajat Avaa toimittaja toimittajaluettelosta.
Yleiset-välilehdellä syötä lyhytnimi, y-tunnus sekä asiakasnumerot varastopaikoille.
Sähköinen asiointi -välilehdellä aktivoi sähköinen ostotilaus ja valitse tiedostokansio sekä tiedosto-muodoksi XML/suoratilaus.
2.2 Käyttäjäprofiili
Syötä sähköposti-kenttään oma sähköpostiosoitteesi.
3 OSTOTILAUS
Tee ostotilaus normaaliin tapaan.
Syötä ostotilaukseen tilattavat määrät aina myyntierinä. Tilaa vain tuotteita, joilla on EAN- tai tuote-koodi. Lisätiedot eivät välity sähköisessä tilauksessa.
Kun ostotilaus tallennetaan OK-painikkeella, ohjelma luo automaattisesti tilaustiedoston toimittajatiedoissa tai käyttäjäprofiilissa valittuun kansioon.
Ostotilaustiedostojen nimet ovat muotoa:
[lyhytnimi]_[asiakasnumero]_[VVVVKKPP]_[tilausnumero].xml
Poimi tilaustiedosto tavaran toimittajan web-tilausjärjestelmään.
Kun tilaus on lähetetty web-järjestelmän kautta, ostotilaukseen on hyvä käydä laittamassa päälle tilattu-merkintä, jolloin tiedetään, mitkä tilaukset on lähetetty eteenpäin.
OSTOTILAUSTIEDOSTON (XML) LÄHETYS SÄHKÖPOSTITSE
1 ENNEN TILAAMISTA
Ota yhteyttä tavarantoimittajaan ja sovi sähköisen tilaamisen aloittamisesta.
Saarioinen Oy: Lähetä sähköposti osoitteeseen asiakaspalvelu@saarioinen.fi tai soita suoraan asiakas-palveluun p. 0800 95811.
2 PERUSTIEDOT
Perustietoihin syötetään asetukset sähköisten tilausten lähettämistä varten.
2.1 Asetukset
Palvelimet-välilehdellä syötä lähtevän postin palvelin (SMTP). Tätä asetusta ei tarvita, jos tilaukset lähetetään Outlookin kautta (2.3).
2.2 Toimittajat
Avaa toimittaja toimittajaluettelosta.
Yleiset-välilehdellä syötä lyhytnimi, sähköposti, y-tunnus sekä asiakasnumerot varastopaikoille.
Sähköinen asiointi -välilehdellä aktivoi sähköinen ostotilaus ja valitse tiedostokansio sekä tiedosto-muodoksi XML/suoratilaus.
2.3 Käyttäjäprofiili
Syötä sähköposti-kenttään oma sähköpostiosoitteesi.
Valitse ostotilauksen lähetys sähköpostilla -kohdasta joko ohjelman sisäinen (sähköpostin lähetys suo-raan ohjelmasta) tai Outlook (sähköposti lähetetään Microsoft Outlookin kautta).
3 OSTOTILAUS
Tee ostotilaus normaaliin tapaan.
Syötä ostotilaukseen tilattavat määrät aina myyntierinä. Tilaa vain tuotteita, joilla on EAN- tai tuote-koodi. Lisätiedot eivät välity sähköisessä tilauksessa.
Lähetä ostotilaus painamalla sähköposti-painiketta. Lähetystoiminto avautuu. Ohjelma liittää sähköpostiin automaattisesti XML-tilaustiedoston.
Kun tilaus on lähetetty, ohjelma laittaa tilaukseen automaattisesti tilattu-merkinnän.
Poistu tilauksesta painamalla OK-painiketta.
SÄHKÖINEN TILAAMINEN SUORAAN OHJELMASTA OPERAATTORIN VÄLITYKSELLÄ
1 ENNEN TILAAMISTA
Ota yhteyttä tavarantoimittajaan ja/tai operaattoriisi ja sovi sähköisen tilaamisen aloittamisesta. Varmistu, että toimittajan varastokortit ovat ajan tasalla. Varastokortit voidaan päivittää tarvittaessa Tuotetietojen päivitys -toiminnolla. Kespron tuotetietojen päivitys edellyttää, että VARASTO-osion versio on 6.511 tai uudempi. Ota tarvittaessa yhteyttä tekniseen tukeemme ohjelman päivittämiseksi, puhelin 0207 121 319.
2 PERUSTIEDOT
Perustietoihin syötetään asetukset sähköisten tilausten lähettämistä varten.
2.1 Toimittajat
Avaa toimittaja toimittajaluettelosta. Yleiset-välilehdellä syötä lyhytnimi ja y-tunnus. Jos tilaat Wihurilta, syötä lyhytnimi-kenttään W-kirjaimella alkava teksti, esim. Wih. Jos tilaat Valiolta, syötä lyhytnimi-kenttään valtil pienillä kirjaimilla. Jos tilaat operaattorin välityksellä (kuten Servinet) tai muilta toimittajilta, lyhytnimen voi syöttää vapaasti. Varastopaikkakohtaiset tiedot -välilehdellä hae varastopaikat listaan (oikea nappi) ja syötä varastopaikkakohtaiset asiakasnumerot. Sähköinen asiointi -välilehdellä aktivoi sähköinen ostotilaus ja valitse tiedostokansio sekä tiedostomuodoksi XML/operaattori. Syötä FTP-asetukset. FTP-palvelimen kansio syötetään kansio/lähetys-kenttään.
2.2 Varastopaikat
Syötä kaikille varastoille, jotka lähettävät sähköisiä ostotilauksia, y-tunnus-kenttään y-tunnus tai OVT-tunnus, jos jompikumpi on olemassa.
2.3 Käyttäjäprofiili
Syötä sähköposti-kenttään oma sähköpostiosoitteesi.
3 OSTOTILAUS
Tee ostotilaus normaaliin tapaan. Syötä ostotilaukseen tilattavat määrät aina myyntierinä. Tilaa vain tuotteita, joilla on EAN- tai tuotekoodi. Lisätiedot eivät välity sähköisessä tilauksessa.
Ostotilauksen lähettäminen
-
Paina sinistä lähetä-painiketta. Lähetystoiminto avautuu.
-
Paina vihreää lähetä-painiketta. Ohjelma lähettää tilauksen.
Onnistunut lähetys kuitataan Ostotilaus lähetetty! -ilmoituksella, ja ohjelma laittaa tilaukseen automaattisesti tilattu-merkinnän.
Poistu tilauksesta painamalla OK-painiketta.
LÄHETYSLISTAT / SÄHKÖINEN KUORMAKIRJA
PERUSTIEDOT
Perustietoihin syötetään asetukset sähköisten kuormakirjojen latausta varten.
Toimittajat
-
Avaa toimittaja.
-
Valitse sähköinen asiointi -välilehti.
-
Valitse tiedostokansio. Ohjelma luo tämän kansion alle Lähetyslistat-nimisen kansion, johon sähköiset kuormakirjatiedostot tallennetaan.
-
Valitse tiedostomuoto sähköinen lähetyslista -kohdasta (TEA tai SAP). Jos sähköisiä kuormakirjoja voidaan ladata suoraan toimittajan tai operaattorin palvelimelta, laita päälle automaattinen lataus.
-
Jos automaattinen lataus on mahdollinen, syötä FTP-asetukset. Palvelimen kansio syötetään kansio/vastaanotto-kenttään.
Käyttäjäprofiili
-
Syötä sähköpostiosoite.
SÄHKÖISTEN KUORMAKIRJOJEN KÄSITTELY
Sähköisiä kuormakirjoja haetaan kuormakirja kerrallaan lähetyslistoihin.
Sähköisten kuormakirjojen tallennus
Jos sähköisiä kuormakirjoja ei voi ladata automaattisesti palvelimelta, tallenna kuormakirjatiedostot ensin Lähetyslistat-nimiseen alikansioon tiedostokansion alle, joka on määritelty toimittajan perustiedoissa.
Sähköisen kuormakirjan haku lähetyslistaan
-
Lisää uusi lähetyslista tai kopioi ostotilaus lähetyslistaksi.
-
Valitse toimittaja ja paina painiketta. Valitse lähetyslistatiedosto valintaikkunasta.
-
Ohjelma tuo sähköisen kuormakirjan tiedot lähetyslistaan.
Jos lähetyslistassa oli ennestään tuotteita (esim. kopioidusta ostotilauksesta), joita ei löytynyt sähköisestä kuormakirjasta, ohjelma nollaa niiden määrät.
Jos sähköisessä kuormakirjassa oli tuotteita, joita ei löytynyt varastokorteista, ohjelma lisää ne tilaukseen vapaina tuotteina (näkyvät vihreällä värillä). Perustietoihin täytyy perustaa näitä tuotteita vastaavat varastokortit ja korvata vapaat tuotteet niillä.
Tarkasta lähetyslistan tiedot ja tallenna ja sulje lähetyslista. Tämän jälkeen voit hakea uuden kuormakirjan vastaavalla tavalla.
Asiakasnumeron tarkistus
Jos käytössä on SAP-kuormakirja, ohjelma vertaa lähetyslistassa olevaa asiakasnumeroa varastopaikan asiakasnumeroon, jos varastopaikan asiakasnumero on annettu perustiedoissa. Tarkistuksen tarkoituksena on estää lähetyslistan haku väärälle varastopaikalle. Mikäli asiakasnumerot eivät täsmää, lähetyslistan haku keskeytyy.
Arkisto
Ohjelma arkistoi sisään luetut kuormakirjat Arkisto-nimiseen alikansioon Lähetyslistat-kansion alle. Arkistokansiosta voi tarvittaessa lukea kuormakirjan uudestaan lähetyslistaan. Jos sama kuormakirjatiedosto halutaan ladata uudestaan palvelimelta, se täytyy poistaa ensin Arkisto-kansiosta.