Käyttäjätasot
OHJELMAN KÄYTTÄJÄT – SISÄISET HENKILÖT
Ohjelmaan sisäänkirjautuvan käyttäjän tulee löytyä Sisäiset henkilöt –tiedostosta.
Sisäisiä henkilöitä lisätään ja ylläpidetään ohjelman perustiedoissa. Henkilötietojen syöttämisen lisäksi perustietolomakkeella valitaan onko henkilö myös ohjelman Käyttäjä. Tällöin valitaan myös käyttäjätaso, joka määrittää käyttäjän oikeudet eri toimintoihin ohjelmassa.
PÄÄKÄYTTÄJÄ
Pääkäyttäjällä on täydet oikeudet kaikkiin ohjelman toimintoihin ja kaikkeen tietosisältöön rajoituksetta.
PERUSTIEDOT
• Kaikki toiminnot
• Kaikki konsernit ja yhtiöt
• Kaikki toimitalot
• Kaikki keittiöt
TILAVARAUKSET JA TARJOILUTILAUKSET
• Kaikki konsernit ja yhtiöt
• Kaikki toimitalot
• Kaikki keittiöt
• Oikeus avata ja muuttaa tilavarauksia ja tarjoilutilauksia viimeisen tilausajankohdan ja myös toimituksen jälkeen aina laskutushetkeen saakka.
RAPORTIT
• Kaikki konsernit ja yhtiöt
• Kaikki toimitalot
• Kaikki keittiöt
LASKUTUS
• Kaikki konsernit ja yhtiöt
• Kaikki toimitalot
• Kaikki keittiöt
YLLÄPITO
• Kaikki toiminnot
KONSERNIN PÄÄKÄYTTÄJÄ
Konsernin pääkäyttäjällä on oikeudet osaan ohjelman perustiedoista ja tietosisältöön oman konsernin
osalta.
ORGANISAATION LASKUTUSTIEDOT
Oikeus luoda ja ylläpitää konserniin kuuluvia yhtiöitä ohjelmassa.
Yhtiöiden alle voi luoda tarvittaessa yksiköitä ja vastuualueita tarkempaa laskujen kohdistamista varten.
Tarvittaessa ohjelman käyttämää termistöä voi räätälöidä Perustieto-valikon käännöstoiminnossa.
Esimerkiksi ’Yksikkö’ = ’Osasto’ tai ’Vastuualue’ = ’Kustannuspaikka’ tms.
Mikäli tarjoilutilauksen laskutustiedoissa on tarpeen kysyä muita tietoja, esimerkiksi ’tilaisuuden tarkoitus: sisäinen/edustus’, ’tilinumero:’ tms. niin näitä voi luoda Laskentatunniste-toiminnossa perustiedoissa.
Kun nämä on määritelty, niin ohjelma pyytää Konserniin kuuluvia henkilöitä täyttämään vastaavat kentät tarjoilutilausta tehtäessä.
Näin saadaan laskutus tarkasti oikealle taholle ja tietoa myös muuta raportointia varten.
HENKILÖT
Tarkoitus on, että Konsernin pääkäyttäjä perustaa omien yritysten osalta muiden käyttäjien tiedot järjestelmään. Myös henkilöt, jotka toimivat tilauksissa isäntinä/emäntinä eli maksajina, tulee olla perustettuna ohjelmaan.
Perustiedoissa on Henkilöt > Sisäiset henkilöt -toiminto, jossa tietoja pidetään yllä.
Muiden käyttäjien käyttäjätaso on yleensä Peruskäyttäjä. Konsernin pääkäyttäjä voi kuitenkin antaa tarvittaessa myös muille henkilöille samat laajemmat Konsernin pääkäyttäjä –oikeudet.
Kun lomakkeelle on täytetty uuden henkilön tiedot ja lomake on tallennettu, henkilö voi heti kirjautua sisään ohjelmaan juuri luodulla käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Henkilötietojen päivittämiseen on saatettu tehdä myös räätälöity yhteys muihin henkilöjärjestelmiin, jolloin tiedot voidaan luoda ja päivittää automaattisesti.
HUONETILAT
Konsernin pääkäyttäjä voi perustaa omia varattavia huonetiloja, jotka tulevat näkyviin tilavarauskalenteri-toimintoon (kalenterinäkymä), mutta näkyvät vain konsernin yhtiöiden henkilöille - sekä luonnollisesti myös keittiölle ja aulalle.
KÄYTTÖOIKEUDET TILAUKSIIN
Konsernin pääkäyttäjä näkee ja voi vapaasti muokata kaikkien omien yhtiöiden henkilöiden tekemiä tarjoilutilauksia ja tilavarauksia.
RAPORTIT
Konsernin pääkäyttäjä voi tulostaa raportteja kaikkien omien yhtiöidensä henkilöiden tekemistä tarjoilutilauksista ja tilavarauksista.
KEITTIÖ
Keittiöllä on oikeudet ylläpitää omia perustietojaan eli tuotetietoja, hinnastoja ja ateriatyyppejä.
KÄYTTÖOIKEUDET TILAUKSIIN
Keittiö voi käsitellä pääkäyttäjän tavoin vapaasti laskutushetkeen saakka kaikkia tilavarauksia ja tarjoilutilauksia, jotka liittyvät omaan keittiöön.
RAPORTIT
Keittiö voi tulostaa työlistoja ja muita raportteja vapaasti oman keittiön osalta.
LASKUTUS
Keittiö luo Laskutus-valikossa omat laskutusasiakkaat ja ajaa laskutusajot oman keittiön osalta.
NEUVONTA
Neuvonta-käyttäjätasoa käyttää neuvontahenkilöt/aulapalvelut/vahtimestarit ja muut, joiden vastuulla on vain tilavarauksetvaraukset ja taloon saapuvien vieraiden vastaanotto.
Neuvonta voi käsitellä oman toimitalonsa osalta tilavarauksia täysin oikeuksin.
Toiminnot-valikossa on Saapuvat vieraat –toiminto. Siinä näkyy tilavarauksiin ja tarjoilutilauksiin lisätyt henkilöt oletuksena saapumisajan mukaisessa järjestyksessä. Henkilön voi hakea myös vieraan nimellä tai tilaisuuteen liittyvällä tiedolla, esimerkiksi isännän/emännän nimi tai tilaisuuden aihe.
Vieraalle voi tulostaa oman vieraskortin tai tilaisuuskohtaisen vieraslista ja tarvittaessa vaitiolositoumuksen.
PERUSKÄYTTÄJÄ
Peruskäyttäjiä ovat kaikki muut kuin edellä mainitut käyttäjät.
Peruskäyttäjä näkee vain omat tarjoilutilaukset eikä pääse käsiksi mihinkään ohjelman perustietoihin, lukuun ottamatta omaa käyttäjäprofiilia ja omien ulkoisten henkilöiden listaa (vieraat).
Peruskäyttäjä voi tulostaa oman tilavarauksen tai tarjoilutilauksen, mutta varsinaiseen Raportti-toimintoon ei ole oikeuksia. Myöskään Laskutus- tai Ylläpito-valikkoon ei ole oikeuksia.
Valikoista on poistettu näkyvistä kaikki toiminnot, joihin käyttäjällä ei ole oikeutta.