Keittiökäyttäjän ohje

Sisällysluettelo:

KEITTIÖ JA KÄYTTÄJÄTUNNUKSET

PERUSTIEDOT - KEITTIÖN TIEDOT
2.1 Keittiöt
2.2 Ateriatyypit
2.3 Tuotteet
2.4 Tuoteryhmät
2.5 Tuotekuva
2.6 Keittiö suljettu
2.7 Hinnastot
2.8 Hinnastorivit

TILAVARAUKSET JA TARJOILUTILAUKSET

3.1 Toiminnot – Tarjoilutilaukset
3.2 Toiminnot – Tilavarauskalenteri

RAPORTIT

LASKUTUS
5.1 Asiakkaat
5.2 Laskutusajo
5.3 Laskutusajon tekeminen
5.4 Laskutusajon hyväskyminen
5.5 Laskun hyvitys
5.6 Laskutusajon poisto
5.7 ALV-tilit

1. KEITTIÖ JA KÄYTTÄJÄTUNNUKSET

Pääkäyttäjä luo keittiöille käyttäjätunnukset ohjelmaan ja määrittää toimitalon, jonka keittiön tietoja tunnuksella on oikeus ylläpitää.

2. PERUSTIEDOT - KEITTIÖN TIEDOT

Keittiön käyttöoikeustasolla on oikeus ylläpitää omaan keittiöönsä liittyviä perustietoja, kuten tuotetietoja, hinnastoja ja ateriatyyppejä.

2.1 Keittiöt

• Pääkäyttäjä on määrittänyt keittiölle nimen ja kaupungin.
• Keittiölle määritetään aukiolopäivät ja valitaan ovatko hinnat verottomia, onko tilauksilla käytössä ehdoton takaraja ja voiko tarjoilutilauksen tallentaa ilman tuotteita.
  • Ehdoton takaraja voidaan määrittää ateriatyypin taakse. Ehdoton takaraja tarkoittaa kellonaikaa, jonka jälkeen tarjoilutilausta, joka sisältää kyseisen ateriatyypin alaisia tuotteita, ei voida tallentaa.
• Keittiölle määritetään yhteystiedot sekä verkkolaskutustiedot tarvittaessa.

2.2 Ateriatyypit

• Jokaiselle keittiölle on perustettava omat ateriatyyppinsä.
• Ateriatyyppi voi olla esim. aamupala.
• Annetaan ateriatyypille nimi, valitaan keittiö sekä tilausväli vuorokausina.
• Määritetään ”tilattava viimeistään” kellonaika ja onko ehdoton takaraja käytössä tällä ateriatyypillä.
• ”Vain muu tarjoilupaikka” kohtaan laitetaan valinta, jos ateriatyypin saa tilattua vain muille tarjoilupaikoille (ei huoneisiin).
• Määritetään tuotteet, jotka ovat tilattavissa, kun ko. ateriatyyppi on valittu tarjoilutilaukseen (tuotteet on perustettava ennen kuin ne ovat liitettävissä ateriatyyppeihin). Mikäli tuotteita ei määritetä, ne ovat tilattavissa kaikilla ateriatyypeillä-
  • Ateriatyyppiin Aamupala liitettäviä tuotteita voisivat olla esim. Tuorepuuro, Aamiaissämpylä jne.
• Ateriatyypille valitaan huoneet, joihin ko. ateriatyyppiä voi tilata. Mikäli huoneita ei määritetä, ateriatyypit ovat tilattavissa kaikkiin huoneisiin.

2.3 Tuotteet

• Jokaiselle keittiölle on perustettava omat tuotteensa.
• Tuotteelle määritetään keittiö, tyyppi, sekä tarvittaessa tuoteryhmät, hinta ja ALV-kanta.
• Tuotteelle määritetään voimassaoloaika, jos tuote on kausituote (esim. joulutorttu).
• Tuotesisältö -kenttään voidaan kirjoittaa tarkempi kuvaus tuotteesta esim. aamiaisen sisältö. Tuotesisältö näkyy tilaajalle tarjoilutilauksen tuotelistan i-painikkeen takaa.
• Tuotteelle voidaan merkitä oletustilausmäärä, jos sen tilausmäärä on muu kuin henkilömäärä, esim. jäävesikannu 1.
• Kun tuotteelle laitetaan valinta kohtaan ”Ei näy tilaajalle”, tällöin vain pääkäyttäjä tai keittiö voi lisätä tuotteen tilaukseen. Tällaisia tuotteita voivat olla esim. alkoholit. Tuote ei ole peruskäyttäjän tilattavissa.
• Kun tuotteelle laitetaan valinta kohtaan ”Vaihdettava ennen laskutusta”, lopullista tilausajankohtana käytettävää tuotetta ei vielä tiedetä. Esim. Talon viini -tuote tulee vaihtaa oikeaan tuotteeseen ennen laskutusta.
• Tuotteelle määritetään tilinumero, jos tietoja lähetetään liittymällä toiseen järjestelmään.
• Tilattavissa vain valitulla ateriatyypeillä -kenttään poimitaan ne ateriatyypit, joilla tuote on tilattavissa. Jos kenttään ei poimita mitään ateriatyyppejä, tuote on tilattavissa kaikilla ateriatyypeillä.

2.4 Tuoteryhmät

• Tuotteille luodaan tuoteryhmät tuotteiden hakua ja raporteille ryhmittelyä varten. Tuoteryhmittely on keittiökohtainen.
• Tuoteryhmät 2 -toiminnossa, voidaan luoda tarvittaessa lisää tuoteryhmiä.

2.5 Tuotekuva

• Tuotteelle voidaan lisätä tuotekuvia, kuva näkyy tilaajalle tarjoilutilauksen tuotelistan i-painikkeen takaa.

2.6 Keittiö suljettu

• Keittiölle voidaan määrittää aika, jolloin se on suljettu, esim. arkipyhät.

2.7 Hinnastot

• Toiminnossa voidaan luoda hinnastoja, jos samat tuotteet ovat joillekin yhtiöille eri hintaisia kuin toisille, tai halutaan rajoittaa yhtiölle näkyviä tuotteita. Muussa tapauksessa ohjelma käyttää tuotteen taakse määritettyä hintaa. Jos halutaan rajoittaa tuotteiden näkyvyyttä yhtiöille, laitetaan valinta kohtaan ”Vain hinnastossa olevat tuotteet saa tilata”.

2.8 Hinnastorivit

• Hinnastolle valitaan tuotteet hinnastoriveiltä. Valitaan hinnasto ja tuote ja asetetaan hinta sekä alv-%.
• Tuotteelle voidaan määrittää aikaväli, jolloin se on tilattavissa. Tuote ei ole mukana tuotelistassa ennen ja jälkeen aikavälin.

3. TILAVARAUKSET JA TARJOILUTILAUKSET

• Tilavarauksien sekä tarjoilutilauksien käsittely on kuvattu tarkemmin peruskäyttäjän käyttöohjeessa.
• Keittiö voi käsitellä pääkäyttäjän tavoin kaikkia tilavarauksia ja tarjoilutilauksia, jotka liittyvät omaan keittiöön laskutushetkeen saakka.
  • Keittiö voi tarkastella tarjoilutilauksia Raporteissa (Raportit – Työlistat tai Tarjoilutilaukset) sekä Toiminnot - Tarjoilutilaukset näkymässä.
  • Keittiö voi luoda ja muokata tarjoilutilauksia takautuvasti myös ehdottoman takarajan ylityttyä.

Keittiö voi tarkastella tarjoilutilauksia usealla eri tavalla:

3.1 Toiminnot – Tarjoilutilaukset

Näkymässä on nähtävissä tarjoilutilausten tila. Vihreällä näkyvät tilaukset ovat uusia, oranssit ovat toimituksessa, punaiset myöhässä ja harmaana tai valkoisena olevat tilaukset ovat joko toimitettu, hyvitetty tai laskutettu. Harmaana ja yliviivattuna näkyvät tilaukset on peruutettu, eivätkä ne nouse raporteille tai laskutukseen. Keittiö voi muokata tilauksia vapaasti niin kauan, kun niitä ei ole laskutettu. Huom. Vain avoinna olevat (eli Uusi- tai Toimituksessa -tilassa olevat) tarjoilutilaukset nousevat Työlista -raportille. Keittiö voi muokata tilauksen tilaa avaamalla esim. myöhässä olevan tilauksen ja muuttamalla tilan jälkitilaukseksi.

3.2 Toiminnot – Tilavarauskalenteri

Tilavarauskalenterissa tilavaraukset näkyvät sinisinä ja tilavaraukset, joihin on liitetty tarjoilutilaus oransseina. Huom. ne tarjoilutilaukset, joihin on valittu muu tarjoilupaikka eivät ole nähtävissä tilavarauskalenterista.

 

4. RAPORTIT

• Raporttien luominen ja tulostaminen on kuvattu tarkemmin peruskäyttäjän käyttöohjeessa.
• Keittiö voi tulostaa työlistoja ja muita raportteja vapaasti oman keittiönsä osalta.
  • Työlista raportti näkyy vain pääkäyttäjälle ja keittiölle.
• Keittiö voi luoda omia työlistaporttipohjia omaan keittiöönsä liittyvistä tarjoilutilauksista.
  • Raporttiin tulevat mukaan vain avoimena olevat tarjoilut.
    • Mikäli tilauksen tila on Tarjoilutilaukset -toiminnossa ”Myöhässä”, tulee keittiön käydä avaamassa tarjoilutilaus ja laittaa valinta kohtaan ”Jälkitilaus” ennen työlistan tulostamista, muutoin tilaus ei nouse työlistalle.
  • Työlistoilta voi merkitä massana avoimet tarjoilutilaukset toimitetuksi, jonka jälkeen ne ovat laskutusvalmiita.

Esimerkki työlista raporttimallista:

5. LASKUTUS

Keittiö luo Laskutus-valikossa omat laskutusasiakkaat ja ajaa laskutusajot oman keittiönsä osalta. Tilaukset tulee olla merkattuna toimitetuiksi laskutusta varten.

5.1 Asiakkaat

• Ohjelmaan perustetaan keittiöiden ja konsernin asiakkaat, yleensä keittiö perustaa omat asiakkaansa ja konserni omansa.
  • Kaikki yhtiöt saa tuotua kerralla asiakkaiksi painamalla + tuo yhtiöt asiakkaiksi- painiketta.
  • Asiakkaalle valitaan laskuttaja, asiakasnumero, laskutustaso, laskumalli, yhtiö ja maksuehto.
    • Laskutustasolla voidaan valita, miten lasku lajitellaan esim. vastuualueittain tai isännittäin
    • Laskumallilla voidaan valita, mitä tietoja laskutulosteeseen tulostuu.

5.2 Laskutusajo

Laskutusajo -toiminnossa laskuttaja tekee laskutusajon omien asiakkaidensa tilavarauksista tai tarjoilutilauksista. Laskutusajossa on valittava Laskuttaja (keittiö tai tilavuokran laskutuksessa konserni), laskutuksen aikaväli sekä Asiakas (laskutettavat, eli laskutusasiakkaat - oletuksena on kaikki).

Oletuksena laskutusajossa otetaan huomioon vain veloitukset, mutta laskutusajoon voidaan tarvittaessa ottaa mukaan myös hyvitykset, sekä jo laskutetut tilaukset.

Laskuun tulevat vain toimitetut ja jos hyväskymiskierto käytössä, vain hyväksytyt tilaukset.

Jos jollain tuotteella on asetus Vaihda ennen laskutusta päällä, se estää laskutusajon onnistumisen. Tämä tuote on vaihdettava toiseen, että laskutus menee läpi.

Tuotteet, jolla on 0-hinta tai määränä 0, eivät siirry laskulle.

5.3 Laskutusajon tekeminen

1. Klikkaa +Lisää-painiketta Laskutusajo -toiminnossa.
2. Anna laskun päiväys (Pvm), josta lasketaan eräpäivä ja jota käytetään laskutusliittymissä kirjauspäivänä.
3. Aseta aikavälija laskuttaja.
4. Valitse asiakas, jos et halua laskuttaa kaikkia asiakkaita.
5. Aseta tuotetyypit ja muut suodattimet tarvittaessa.
6. Paina Tallenna, jolloin ohjelma tekee laskutusajon, jolloin tilaukset sulkeutuvat.
7. Ohjelma lataa zip-tiedoston, jonka sisällä ovat:
   1. PDF-tiedoston laskuista, jotka voi tulostaa paperille.
   2. Yhteenvedon laskutusajon sisällöstä.
   3. Verkkolaskut asiakkaille, jolla oli verkkolaskutus päällä laskutusajon hetkellä.
   4. Laskutusliittymien siirtotiedostot laskuttajan laskutusliittymän asetuksen mukaan.
8. Laskutusajon tiedostot voi ladata milloin tahansa uudelleen jo tehdyistä laskutusajoista.

5.4 Laskutusajon hyväksyminen

Edellinen laskutusajo voidaan hyväksyä laskutusajossa. Hyväksymisen merkitys on, että sen jälkeen ei voi enää poistaa ko. laskutusajoa ohjelman kautta. Uutta laskutusajoa ei voi tehdä, jos on hyväksymättömiä laskutusajoja.

5.5 Laskun hyvitys

Yksittäinen tilaus voidaan hyvittää tarjoilutilaukset toiminnossa. Tilauksesta muodostetaan miinusmerkkinen hyvitystilaus, ja ajetaan uusi laskutusajo.

1. Valitaan hyvitettävä tilaus ja klikataan tarjoilutilaus -näkymässä joko Hyvitä tai Hyvitä ja kopioi
   1. Hyvitä -painike muodostaa tilauksesta miinusmerkkisen hyvitystilauksen, josta voidaan muodostaa lasku laskutusajo -toiminnossa.
   2. Hyvitä ja kopio -painike muodostaa tilauksesta miinusmerkkisen hyvitystilauksen sekä Toimituksessa -tilassa olevan uuden tilauksen samalle päivälle. Toimituksessa -tilassa olevaan tilaukseen voidaan tehdä tarvittavat korjaukset. Tilauksen tila merkitään toimitetuksi, jotta se voidaan laskuttaa uudelleen.

1. Siirrytään Laskutus -> Laskutusajot -toimintoon. Luodaan uusi laskutusajo klikkaamalla +Lisää -painiketta.
2. Annetaan laskun päiväys (Pvm), josta lasketaan eräpäivä ja jota käytetään laskutusliittymissä kirjauspäivänä.
3. Asetetaan aikaväliksi se aikaväli, joka on hyvitettävässä (ja mahdollisesti uudelleen laskutettavassa) tilauksessa.
4. Valitaan laskuttaja ja asetetaan asiakastiedoksi se asiakastieto, kenelle hyvityslaskua ollaan tekemässä.
5. Asetetaan muut suodatukset kohdassa valinta kohtaan ”Sisällytetään hyvitykset” ja tarvittaessa ”Sisällytetään veloitukset”, jos muodostettiin myös uusi laskutettava tilaus.
6. Käynnistetään laskutusajo Tallenna -painikkeesta.

5.6 Laskutusajon poisto

Virheellisen laskutusajon voi korjata poistamalla virheellisen laskutusajon ja tekemällä laskutusajon uudestaan. Laskutusajo poistetaan valitsemalla ko. laskutusajo ja klikkaamalla Poista -painiketta.

Hyväksyttyä laskutusajoa ei voi enää poistaa ja mikäli tilaukset tulee laskuttaa uudelleen, se voidaan tehdä laittamalla laskutusajossa valinta kohtaan ”Sisällytetään jo laskutetut”. Laskutusajo on tehtävä uudelleen siten, että seuraava laskunumero on asetettava viimeiseen virheettömän laskunumeroon.

1. Avaa Laskutus > Laskunumerot.
2. Paina Lisää.
3. Valitse laskuttajaja syötä viimeinen laskunumero.
4. Paina Tallenna.
5. Avaa Laskutus > Laskutusajo.
6. Paina Lisää.
7. Laita samat asetukset, kuin korjattavassa laskutusajossa ja valintakohtaan: SISÄLLYTÄ LASKUTETUT.
8. Paina

5.7 ALV-tilit

• Tarvittaessa laskuttajan käyttämät alv -tilit voidaan lisätä ohjelmaan, jos ohjelmasta on liittymä ulkoiseen järjestelmään.