Siirry sisältöön
Suomi
Ota meihin yhteyttä
  • Ehdotuksia ei ole, koska hakukenttä on tyhjä.

Pääkäyttäjän ohje

Sisällys

PERUSTIEDOT


TOIMINNOT

  • TILAVARAUSKALENTERI

  • HUONEKALENTERI

  • TILAVARAUKSET

  • VAKIOVARAUKSET

  • TARJOILUTILAUKSET

  • SAAPUVAT VIERAAT


RAPORTIT

  • TYÖLISTAT

  • TARJOILUTILAUKSET

  • TILAVARAUKSET

  • KÄYTTÖASTE


LASKUTUS

  • ASIAKKAAT

  • LASKUTUSAJOT

  • LASKUT

  • LASKUNUMEROT

  • ALV-TILIT

LASKUTUS
YLLÄPITO

  • OHJELMAKOHTAISET ASETUKSET

  • SISÄÄNKIRJAUTUNEET KÄYTTÄJÄT

  • VIESTIT

  • LOKI

  • AJASTETUT TEHTÄVÄT

 

PERUSTIEDOT

KEITTIÖN TIEDOT

KEITTIÖT

Ohjelmaan perustetaan keittiöt. Keittiölle annetaan nimi, kaupunki ja aukiolopäivät sekä tarvittaessa muut tiedot. Ohjelma ei automaattisesti huomioi arkipyhiä, vaan keittiö on asetettava erikseen suljetuksi arkipyhien ajaksi.

Hinnat verottomia: Hinnan laskennan suunta. Jos käytetään verottomia hintoja, ohjelma laskee niistä verollisen hinnan. Tällöin veroton hinta pitää merkitä kahden desimaalin tarkkuudella.

Ehdoton takaraja käytössä: Käyttäjät eivät saa tallennettua tarjoilutilausta, jos se on myöhässä.

Tarjoilutilauksen voi tallentaa ilman tuotteita: Tarjoilutilaukselle ei tarvitse merkitä ateriatyyppiä tai tuotteita, vaan sen voi tallentaa pelkästään asettamalla tarjoilutilaukselle tarjoiluajan.

ATERIATYYPIT

Ateriatyyppi määrittelee, miten paljon ennen tarjoilutilaisuutta jokin tuote on tilattava. Ateriatyyppiä luodessa sille merkitään nimi, keittiö, tilausväli vuorokausina ja tilattava viimeistään kellonaikana. Vain muu tarjoilupaikka -täppä laitetaan päälle, jos ateriatyyppiä saa tilattua vain muille tarjoilupaikoille, ei huoneisiin. Ateriatyypille lisätyt tuotteet näkyvät tarjoilutilauksella vain kyseisen ateriatyypin alla ja ovat tilattavissa vain ateriatyypille asetetulla tilausvälillä.

Jos ateriatyypille valitaan yksi tai useampi huone, ateriatyypin alla olevat tuotteet ovat tilattavissa vain valituille huoneille; jos tarjoilutilaus tehdään tilavarauksen yhteydessä, voi tilata tuotteita vain tilavarauksen huoneeseen kuuluvilta ateriatyypeiltä ja ateriatyypeiltä, joita ei ole kiinnitetty mihinkään huoneeseen. Jos tarjoilutilaukselle on valittu ateriatyyppi ennen tilavarauksen valitsemista, sille saa valittu vain sellaisen tilavarauksen, jonka huoneeseen voi tilata tarjoilutilaukselle valittuja ateriatyyppejä.

TUOTTEET

Tuotteet ovat tilattavissa tarjoilutilauksilla. Tuotteelle määritellään nimi, keittiö ja tyyppi sekä tarvittaessa tuoteryhmä ja tuoteryhmä 2. Tuotteelle merkitään hinta ja Alv-kanta. Tuotteelle annetaan voimassaoloaika, jos tuote on kausituote, esim. joulutorttu. Tällöin tuotetta saa tilattua vain kyseiselle aikavälille tehtyihin tarjoilutilauksiin. Tuotesisältöön voidaan tarvittaessa kirjoittaa tarkempi kuvaus tuotteesta. Tuotteelle merkitään oletusmäärä, jos oletusmäärän halutaan olevan tarjoilutilauksilla joku muu kuin tarjoilutilaukselle merkitty henkilömäärä, esim. jäävesikannulle 1. Tilinumero merkitään, jos lähetetään liittymällä toiseen järjestelmään tietoja, jotka tunnistetaan tilinumeron avulla. Ei näy tilaajalle -täppä laitetaan päälle, jos ei haluta tuotteen olevan peruskäyttäjän tilattavissa. Vaihdettava ennen laskutusta - täppä laitetaan päälle, jos lopullista tilausajankohtana käytettävää tuotetta ei vielä tiedetä; esimerkiksi tuote Talon viini saattaa olla eri tilauksilla eri viini, joka tulee vaihtaa oikeaan tuotteeseen ennen laskutusta.

TUOTERYHMÄT

Tuotteille luodaan tuoteryhmät tuotteiden hakua ja raporteille ryhmittelyä varten. TUOTERYHMÄT 2

Tuotteille luodaan tarvittaessa lisää tuoteryhmiä.

TUOTEKUVAT

Tuotteille voidaan lisätä tuotekuvia, jotka näkyvät käyttäjille tuotteen Info -painikkeen takaa lisättäessä tuotteita tarjoilutilaukselle.

KEITTIÖ SULJETTU

Keittiölle voidaan määritellä aika, jolloin se on suljettu, esim. arkipyhät. Tällöin peruskäyttäjä ei pysty tekemään tarjoilutilauksia keittiölle niille päiville, joina se on merkitty suljetuksi. Ikkunaan valitaan sulkemisaika, oikea keittiö ja kirjoitetaan viesti tilaajalle.

HINNASTOT

Ohjelmaan voidaan luoda hinnastoja, jos samat tuotteet ovat joillekin yhtiöille eri hintaisia kuin toisille tai halutaan rajoittaa yhtiölle näkyviä tuotteita. Hinnastolle annetaan nimi, valitaan keittiö sekä tarvittaessa yhtiöt. Yhtiöitä voi valita useampia samalle hinnastolle. Jos halutaan rajoittaa tuotteiden näkyvyyttä yhtiöille, valitaan Vain hinnastossa olevat tuotteet saa tilata -täppä päälle.

HINNASTORIVIT

Hinnastoille valitaan tuotteet hinnastoriveiltä. Valitaan hinnasto, tuote ja asetetaan sille hinta sekä alv-%.

TOIMITALON TIEDOT

TOIMITALOT

Ohjelmaan perustetaan tarvittavat toimitalot. Toimitalon tietoihin kirjoitetaan nimi ja valitaan keittiö, joka toimittaa toimitalolle tarjoilutilaukset.

HUONERYHMÄT

Ohjelmaan voidaan luoda huoneryhmiä. Huoneryhmälle annetaan nimi ja valitaan oikea toimitalo. Tarvittaessa sille voi valita myös konsernin ja käyttöastelaskennan perusteen. Jos haluaa ottaa raportteja huoneiden käyttöasteista, huoneryhmälle valittu malli koskee kaikkia siihen kuuluvia huoneita eikä käyttöastelaskennan perustetta tarvitse lisätä joka huoneelle erikseen. Jos kuitenkin huoneen tietojen taakse valitsee käyttölaskennan perusteen, ohjelma käyttää sitä huoneryhmälle asetetun käyttölaskennan perusteen sijaan. Oletuksena käyttöastelaskennan perusteeksi on ma-pe 8h päivässä. Jos huoneryhmään kuuluvia huoneita ei haluta mukaan käyttöasteraportille, valitaan käyttöastelaskennan perusteeksi Ei käytössä.

MUUT TARJOILUPAIKAT

Muihin tarjoilupaikkoihin voi perustaa paikat, jonne käyttäjä voi tehdä tarjoilutilauksia ohjelmaan perustettujen varattavien tilojen lisäksi, esimerkiksi ”ravintolasali” tai ”nouto”.

HUONEEN TIEDOT

HUONEET

Varattavat huoneet lisätään ohjemaan. Huoneelle annettavat pakolliset tiedot ovat nimi, lyhytnimi, toimitalo ja henkilömäärä. Myös siivous/kattausaika saattaa olla pakollinen, mutta se voi silloinkin olla 0min. Kun siivous/kattausaika määritellään, käyttäjän tehdessä huoneelle varauksen, ohjelma laittaa automaattisesti ennen ja jälkeen varausajan varauksen myös siivoukselle ja kattaukselle (0, 15 tai 30min), jolloin huone ei ole varattavissa käyttäjille.

Huoneelle voidaan laittaa valita myös huoneryhmä ja konserni sekä kirjoittaa lisätietoa ja huomautuksen viestin. Lisätiedot näkyvät huonetietojen Info -näkymässä käyttäjille ja huomautuksen viesti tehtäessä tilavarausta huoneelle. Huomautus on laitettava erillisellä täpällä päälle.

Huoneen numero, sijainti, kerros ja puhelinnumero voidaan kirjoittaa niille varattuihin kenttiin. Tiedot näkyvät huonetietojen pikanäkymässä käyttäjille.

Seuraavat huoneelle valittavat asetukset vaikuttavat lähinnä peruskäyttäjän huonevarausten tekemiseen:

  • Peruutus päivän sisällä: peruskäyttäjä saa peruuttaa huoneen varauksen samana päivänä, mille huonevaraus on tehty.

  • Ei tarjoilua: huoneelle ei saa tehdä tarjoilutilausta.

  • Anniskelutila: huoneeseen saa tilata alkoholituotteita.

  • Piilota jos ei oikeutta: Huone ei näy käyttäjälle, jos käyttöoikeuksia on rajoitettu. Jos ei tätä aseteta huoneelle, käyttöoikeuksia rajoitettaessa käyttäjät näkevät huoneen, mutta eivät voi tehdä sille tilavarausta.

  • Jälkimuokkaus: käyttäjä voi peruuttaa tilavarauksen jopa toteutuneen varauskerran jälkeen.

  • Infonäyttö: huoneen ja varauksen tiedot tulevat ohjelmasta sähköisesti huoneen infonäytölle.

  • Käyttäjärajoitus: huoneelle erikseen asetettavat käyttäjärajoitukset ovat käytössä.

  • Aikarajoitus: huoneelle erikseen asetettavat aikarajoitukset ovat käytössä.

  • Sauna: Huone on saunatila

Kalenteripalvelimet merkitään, mikäli huoneen varauksia synkronoidaan muualta/muualle, esimerkiksi Outlookiin. Jos huoneelle saa tehdä varauksia vain muusta tilavarausjärjestelmästä kuin TILAXista, laitetaan Hallinnoitu muualta -täppä päälle.

Huoneelle voidaan merkitä laskuttaja ja tilinumero, jos viedään liittymien avulla ulkoisiin järjestelmiin huoneen laskutustietoja.

Huoneelle voidaan merkitä varusteet. Varusteet näkyvät käyttäjille huonetietojen pikanäkymässä ja niiden mukaan voi myös etsiä sopivaa huonetta tilavarausta tehdessä.

Huoneelle valitaan ateriatyypit, joita voi tilata huoneeseen tarjoilutilauksilla. Jos ei erikseen valitse mitään, kaikki ateriatyypit, joita ei ole kiinnitetty millekään huoneelle, ovat tilattavissa tälle huoneelle.

Huoneelle voi valita käyttöastelaskennan perusteen huoneen käyttöasteen raportointia varten. Oletuksena on ma-pe 8h päivässä. Jos huonetta ei haluta mukaan käyttöasteraportille, valitaan käyttöastelaskennan perusteeksi Ei käytössä.

HUONEKUVAT

Huoneille saa lisättyä kuvia. Kuvat näkyvät käyttäjille huonetietojen Info-näkymässä.

HENKILÖRAJOITUKSET

Huoneille voi asettaa henkilörajoituksia. Henkilörajoitukselle valitaan huone ja henkilö, joka saa tehdä varauksen kyseiselle huoneelle. Henkilörajoitukset laitetaan huoneelle erikseen päälle huonetiedoissa.

Rajoitus on eri yhteisille ja konsernikohtaisille huoneille. Yhteisissä huoneissa on lisättävä konsernin pääkäyttäjälle erikseen oikeus huoneisiin.

AIKARAJOITUKSET

Huoneille voi asettaa aikarajoituksia. Uudelle aikarajoitukselle valitaan huone ja voimassaoloaika sekä - päivät.

Aikarajoitus on eri yhteisille ja konsernikohtaisille huoneille. Aikarajoitus rajaa yhteisissä huoneissa myös konsernin pääkäyttäjien oikeuden tehdä tilavarauksia huoneelle.

HINNOITTELUSÄÄNNÖT

Uudelle hinnoittelusäännölle valitaan huone, hinnoittelutyyppi ja annetaan nimi. Hinnoittelusäännölle annetaan hinta ja täytetään hinnoittelutyypin mukaiset tiedot. Yhdelle huoneelle saatetaan joutua luomaan useita hinnoittelusääntöjä, jos hinnat esimerkiksi eri tuntimäärille ovat erilaiset.

VARUSTEET

Varusteisiin luodaan huoneissa käytössä olevia varusteita, esimerkiksi videotykki, videoneuvottelulaitteet jne.

KALENTERIPALVELIMET

Kalenteripalvelimiin lisätään käytössä olevat kalenteripalvelimet. Kalenteripalvelimia voi olla useita, kuitenkin yksi huone voi olla kerrallaan mukana vain yhdellä kalenteripalvelimella.

KONSERNIN TIEDOT

KONSERNIT

Konsernien alle kootaan ohjelmassa yhtiöt, joita hallinnoidaan ohjelmassa samalla tavoin tai saman pääkäyttäjän tai konsernin pääkäyttäjän toimesta. Konserniin kuuluville yhtiöille voi laittaa konsernitietojen taakse päälle pakollisuuksia, esimerkiksi ”viite pakollinen tarjoilutilauksessa” tai ”Henkilömäärä pakollinen tilavarauksessa”. Nämä tiedot vaikuttavat laskutukseen.

Konsernille annetaan nimi ja tarvittaessa muita tietoja. Jos ohjelmassa on useita toimitaloja, on tärkeää määritellä, mihin toimitaloon konserniin kuuluvilla käyttäjillä on oikeus tehdä tilavarauksia.

YHTIÖT

Yhtiöille annetaan vähintään nimi, lyhytnimi ja valitaan konserni. Muut tiedot täytetään tarvittaessa ja valitaan tilavarauksille ja tarjoilutilauksille käyttöön ja mahdollisesti pakolliseksi tilit ja kustannuspaikat. Jos valitaan päälle Vain oman yhtiön tilat käytössä -täppä, tähän yhtiöön kuuluvat käyttäjät eivät saa varata muita kuin omia tilojaan, muutoin koko konsernin yhteisiä tiloja ja omia tilojaan.

YKSIKÖT/TILIT

Yhtiöille voidaan luoda laskutustietoihin tarvittavia yksikköjä tai tilejä. Yksiköllä tulee olla eri laskutusosoite kuin yhtiöllä, mutta jos sitä ei ole asetettu, käytetään yhtiön laskutustietoja. Laskutuksessa asiakkaan laskutustaso määrittelee laskun kohteen, eli asiakkaalle on oltava tarvittavat yksiköt perustettuna, jos halutaan yksikkötasoista laskutusta.

VASTUUALUEET/KUSTANNUSPAIKAT

Yhtiöille voidaan luoda laskutustietoihin tarvittavia vastuualueita tai kustannuspaikkoja

LASKENTATUNNISTEET

Ohjelmaan voidaan luoja konsernikohtaisia laskentatunnisteita. Laskentatunnisteelle annetaan konserni, järjestysnumero ja nimi. Tyypiksi valitaan se, missä laskentatunnistetta käytetään. Käsin muokkaus -täppä laitetaan päälle, jos käyttäjän sallitaan tilavarauksella tai tarjoilutilauksella manuaalisesti kirjoittavan laskentatunnisteen arvon sille kuuluvaan kenttään, muutoin arvot ovat valittavissa pudotusvalikosta.

Ulkoiset tunnisteet voivat olla käytössä liittymissä.

LASKENTATUNNISTEEN ARVOT

Laskentatunnisteille voidaan asettaa arvot, jotka tulevat käyttäjien valittavaksi tarjoilutilauksia ja tilavarauksia tehdessä. Nimen lisäksi arvolle voidaan antaa selite.

LASKENTATUNNISTEEN VALINTARYHMÄT

Laskentatunnisteille voi lisätä valintaryhmiä. Laskentatunnisteen voi merkitä pakolliseksi vain, jos se kuuluu johonkin valintaryhmään.

NIMIKORTIN ASETUKSET

Nimikortille valitaan konsernikohtaisesti malli ja lisätään tarvittavat tiedot tulostusvalintoineen.

HENKILÖT

SISÄISET HENKILÖT

Sisäiset henkilöt voivat olla joko tilavarauksille ja tarjoilutilauksille valittavia henkilöitä tai käyttäjiä. Uuden henkilön tiedot täytetään ja jos halutaan antaa henkilölle käyttöoikeus ohjelmaan, laitetaan Käyttäjä -täppä päälle, valitaan käyttäjätaso sekä annetaan käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjälle voi valita oletuslaskentatunnisteen.

Käyttäjätasot:

  • Keittiö: Keittiöllä on oikeudet ylläpitää omia perustietojaan eli tuotetietoja hinnastoja ja ateriatyyppejä. Keittiö voi käsitellä pääkäyttäjän tavoin vapaasti laskutushetkeen saakka kaikkia omaan keittiöön liittyviä tilavarauksia ja tarjoilutilauksia. Työlistoja ja muita raportteja voi tulostaa oman keittiön osalta. Keittiö luo Laskutus -valikossa omat laskutusasiakkaansa ja ajaa laskutusajot oman keittiönsä osalta.

  • Konsernin pääkäyttäjä: Konsernin pääkäyttäjällä on oikeudet osaan ohjelman perustiedoista ja tietosisältöön oman konsernin osalta. Hänellä on oikeus luoda ja ylläpitää konserniin kuuluvia yhtiöitä ohjelmassa ja hallita yhtiöiden laskutuksiin liittyviä yksiköitä ja vastuualueita sekä asettaa tarjoilutilauksiin ja tilavarauksiin tarvittavia laskutustietoja pakollisiksi merkitä.

  • Neuvonta: Neuvonta-käyttäjätasoa käyttää neuvontahenkilöt/aulapalvelut/vahtimestarit ja muut, joiden vastuulla on vain tilavaraukset ja taloon saapuvien vieraiden vastaanotto. Neuvonta voi käsitellä oman toimitalonsa osalta tilavarauksia täysin oikeuksin. Toiminnot-valikossa on Saapuvat vieraat –toiminto. Siinä näkyy tilavarauksiin ja tarjoilutilauksiin lisätyt henkilöt oletuksena saapumisajan mukaisessa järjestyksessä. Vieraille voi tulostaa oman vieraskortin tai tilaisuuskohtaisen vieraslista ja tarvittaessa vaitiolositoumuksen.

  • Peruskäyttäjä: Peruskäyttäjä voi hallinnoida omia tilavarauksiaan ja tarjoilutilauksiaan sekä omaa käyttäjäprofiiliaan ja ulkoisten henkilöiden (vieraiden listaa).

  • Pääkäyttäjä: Pääkäyttäjällä on täydet oikeudet kaikkiin ohjelman toimintoihin ja kaikkeen tietosisältöön rajoituksetta.

ULKOISET HENKILÖT

Ulkoisiin henkilöihin voi perustaa saapuvat vieraat. Saapuvia vieraita voi lisätä myös tarjoilutilauksia ja tilavarauksia tehdessä.

YLEISET TIEDOT

MAAT

Lisätään maat, joissa keittiöiden kotikaupungit sijaitsevat. KAUPUNGIT

Lisätään kaupungit, joissa keittiöt sijaitsevat. KIELET

Lisätään ohjelmassa käytettävät kielet. Ohjelmakäännökset löytyvät suoraan vain suomeksi ja englanniksi, mutta omia käännöksi ohjelmaan voi tehdä.

KÄÄNNÖKSET

Ohjelman termejä voi vaihtaa toiseen, esimerkiksi neuvonta -> aulapalvelut, tai kääntää eri kielille. Käännökset voi määrittää myös konsernikohtaisiksi. Organisaatiotiedoissa voidaan valita, käytetäänkö käyttäjän oman konsernin käännöksiä, vai muun konsernin käännöksiä.

DIEETIT

Lisätään dieetit, joita käyttäjä voi merkitä omaan käyttäjäprofiiliinsa ja omien vieraidensa henkilötietojen taakse.

KÄYTTÄJÄPROFIILI

Käyttäjäprofiiliin täytetään omat tiedot ja hallitaan omaa käyttäjätunnusta, salasanaa ja ohjelman kieltä. Käyttäjäprofiilissa kannattaa olla voimassa oleva sähköposti, koska salasanan unohtuessa ohjelman kirjautumissivulta saa tilattua uuden, kertakäyttöisen salasanan käyttäjäprofiiliin merkittyyn sähköpostiin. Käyttäjäprofiiliin saa merkittyä myös oletusisännän, jos tekee paljon tilavarauksia ja tarjoilutilauksia esimerkiksi esimiehen puolesta. Myös dieettitiedot ja huomautukset osallistujatietoihin kannattaa lisätä käyttäjäprofiilin tietoihin.

TOIMINNOT

TILAVARAUSKALENTERI

Näyttää yhden päivän tilavaraukset kerrallaan tietyn kaupungin varattaville huoneille. Huoneita saa suodatettua toimitaloittain, huoneryhmittäin sekä huonevarusteitten perusteella. Huonevarusteita saa valittua hakuun useamman.

Tilavaraukset näkyvät listassa sinisenä, tilavaraukset joihin on liitetty tarjoilutilaus oransseina. Klikkaamalla huoneen riviä saa avattua ikkunan oikeaan laitaan näkymän, josta tehdään tilavaraus painamalla + - painiketta tai valitsemalla hiirellä oikea aikaväli.

HUONEKALENTERI

Huonekalenteri näyttää yhden huoneen aikavälinäkymää yhdestä päivästä useampiin viikkoihin. Tästä näkymästä tilavarauksen saa lisättyä painamalla + -painiketta tai klikkaamalla päivämäärää.

TILAVARAUKSET

Tilavarauksissa näkyy tietyllä aikavälillä tietylle toimitalolle tehdyt tilavaraukset tarvittaessa huoneryhmittäin. Tilavauksen statusta pystyy tarkastelemaan tästä näkymästä. Tilavaruksia voi suodattaa näkymässä esimerkiksi statuksen, isännän, tekijän tai yhtiön perusteella. Peruskäyttäjä näkee vain omat varauksensa.

VAKIOVARAUKSET

Valmiin tilavarauksen saa tehtyä vakiovaraukseksi. Vakiovaraukselle annetaan nimi, vastuuhenkilö, määritettään vakiovarauksen toistuminen sekä alkamis- ja päättymisajankohdat. Vakiovarauksen saa tehtyä vain omalle tilavaraukselle.

TARJOILUTILAUKSET

Tarjoilutilauksilla voidaan tarkastella yhden keittiön näkymää kerrallaan keittiölle tehtyjä tarjoilutilauksia tietyllä aikavälillä. Tarjoilutilauksia voi suodattaa näkymässä esimerkiksi paikan, statuksen tai isännän/emännän perusteella. Tulosta kaikki -painikkeella keittiö voi tulostaa näkymän tarjoilutilaukset raporttimuodossa.

SAAPUVAT VIERAAT

Aulapalvelut/Neuvonta voi tulostaa listan päivän saapuvista vieraista sekä vaitiolositoumukset. Näkymää saa suodatettua esimerkiksi isännän/emännän perusteella. Nimikortin saa tulostettua klikkaamalla vieraan nimeä ja painamalla Tulosta nimikortti -painiketta.

RAPORTIT

TYÖLISTAT

Raportti näkyy vain pääkäyttäjälle ja keittiölle. Pääkäyttäjä voi luoda omia työlistaraporttipohjia tarjoilutilauksista. Keittiö voi luoda omia työlistaraporttipohjia omaan keittiöönsä liittyvistä tarjoilutilauksista. Raporttiin tulevat mukaan vain avoimena olevat tarjoilut; myöhässä olevat, toimitetut, laskutetut tai peruutetut tarjoilut eivät näy tällä raportilla. Työlistoilta voidaan merkitä massana avoimet tarjoilutilaukset toimitetuksi, jonka jälkeen ne ovat laskutusvalmiita.

TARJOILUTILAUKSET

Raportti näkyy kaikille käyttäjille, mutta sisällön suodatus on käyttäjäkohtainen. Pääkäyttäjä voi luoda omia raporttipohjia kaikista tarjoilutilauksista. Keittiö voi luoda omia raporttipohjia omaan keittiöönsä liittyvistä tarjoilutilauksista. Konsernin pääkäyttäjä voi luoda omia raporttipohjia omaan konserniinsa liittyvistä tarjoilutilauksista. Myös peruskäyttäjä voi luoda raporttipohjia tarkastellakseen omia tarjoilutilauksiaan.

TILAVARAUKSET

Raportti näkyy kaikille käyttäjille, mutta sisällön suodatus on käyttäjäkohtainen. Pääkäyttäjä voi luoda omia raporttipohjia kaikista tilavarauksista. Konsernin pääkäyttäjä voi luoda omia raporttipohjia omaan konserniinsa liittyvistä tilavarauksista. Aulapalvelu voi luoda omia raporttipohjia omaan toimitaloonsa liittyvistä tilavarauksista. Myös peruskäyttäjä voi luoda raporttipohjia tarkastellakseen omia tilavarauksiaan.

KÄYTTÖASTE

Raportti näkyy pääkäyttäjälle, konsernin pääkäyttäjälle ja aulapalveluille. Pääkäyttäjä voi tarkastella kaikkien huoneiden käyttöasteraporttia joko Excel-taulukkona kaikkien huoneiden osalta tai kaaviona yhden huoneen osalta. Konsernin pääkäyttäjä voi tarkastella käyttöasteraporttia oman konserninsa osalta ja aulapalvelut oman toimitalonsa osalta.

LASKUTUS

ASIAKKAAT

Ohjelmaan perustetaan keittiöiden ja konsernien asiakkaat. Asiakkaalle valitaan laskuttaja, asiakasnumero, laskutustaso, laskumalli, yhtiö ja maksuehto. Tarvittaessa voidaan valita laskutustason perusteella lisää tarvittavia tietoja asiakkaalle. Kaikki yhtiöt saa tuotua kerralla asiakkaiksi valitsemalla +Tuo yhtiöt asiakkaiksi -painike. Yleensä keittiö perustaa omat asiakkaansa ja konserni omansa.

LASKUTUSAJOT

Ohjelmassa laskuttaja tekee laskutusajon omien asiakkaidensa tilavarauksista tai tarjoilutilauksista.

LASKUT

Tehtyjä laskuja voi tarkastella ja tulostaa PDF-muotoon.

LASKUNUMEROT

Laskunumeroissa näkyvät käytetyt laskunumerot ja tarvittaessa voidaan uudelleenasettaa seuraava laskuttajakohtainen laskunumero.

ALV-TILIT

Tarvittaessa laskuttajan käyttämät ALV-tilit lisätään ohjelmaan, jos liittymiä ulkoisiin järjestelmiin on käytössä.

YLLÄPITO

OHJELMAKOHTAISET ASETUKSET

Ohjelmakohtaisissa asetuksissa näkyy tietokannan versio, viimeinen päivitys ym. Salasanan vaihtovälin voi myös määrittää täällä.

  • Konsernitietojen suojaus: oman konsernin ulkopuoliset käyttäjät eivät näe tarkkoja tietoja tilavarauksista

  • Vain tarjoilutilaus käytössä: tilavaraukset -toiminto ei ole käytössä

  • Tilaajan oletussovellus on selainsovellus: Tilaajan kirjautuessa ohjelmaan kirjautuminen tapahtuu selainsovellukseen, ei mobiilisovellukseen.

  • Check-in käytössä: Check-in palvelu on käytössä

  • Check-in: myös sisäisille vieraille lähetetään PIN: Check-in palvelussa myös sisäisille henkilöille lähetetään PIN-koodi

  • Exchange-yhteys käytössä: Exchange-yhteys on käytössä

  • Tarjoilutilaus on oletus uudessa varauksessa Mobiili-käyttöliittymässä: Mobiilikäyttöliittymän varaus-lomakkeen oletus on tarjoilutilaus

  • Raporttipohjat ovat yhteisiä: Käyttäjien tekemät raporttipohjat näkyvät kaikille käyttäjille

  • Windows SSO käytössä: Windows SSO on käytössä

  • Kaikkien toimitalojen varaukset kerralla: tilavarausnäytössä näkyy kaikkien toimitalojen varaukset

  • Vapaan tekstin estäminen tarjoilupaikka -kentässä: Käyttäjät eivät saa manuaalisesti kirjoittaa muuta tarjoilupaikkaa tarjoilutilaukselle, vaan tarjoilupaikka pitää valita listasta

SISÄÄNKIRJAUTUNEET KÄYTTÄJÄT

Näkyy pääkäyttäjälle, loki sisään kirjautuneista käyttäjistä

VIESTIT

Pääkäyttäjä voi kirjoittaa peruskäyttäjille viestejä, jotka näkyvät ohjelman etusivulla sisään kirjauduttaessa.

LOKI

Muutosloki

AJASTETUT TEHTÄVÄT

Teknisen ylläpidon työkalu