Tuotetietojen siirto tapahtuu MS Excel -taulukolla.
- Tietojen tulee olla 1. taulukossa.
- Tiedostossa ei saa olla muita välilehtiä kuin se, missä tiedot sijaitsevat.
- Otsikkotiedot voivat olla millä riviltä tahansa, joten taulukon alussa voi olla esim. lisätietoja. Otsikkotietorivi on pakollinen.
- Rivitietojen tulee alkaa otsikkotietoja seuraavalta riviltä. Rivitietojen välissä ei saa olla otsikkoja, eikä tyhjiä rivejä.
- Hinnoissa ja määrissä desimaalierottimena on pilkku.
- Luvuilla tulee solujen muotoiluna olla luku ja päivämäärällä päivämäärä.
* = pakollinen tieto
Otsikkotiedot
| Kenttä | Sarake | Selitys | |
| Toimittaja | * | A | Toimittajan nimi |
| Asiakasnumero | B | Vastaanottajan asiakasnumero | |
| Päiväys | * | C | Hintatietoja vastaava päivä, DD.MM.YYYY |
Rivitiedot
| Kenttä | Sarake | Selitys | |
| Laji | * | A | Merkitään 0 tai 1 sen mukaan onko kyseessä päivänhinnan (0) vai sopimushinnan päivitys (1). |
| EAN-koodi | * | B | Jos EAN-koodia ei ole, merkitään 14 nollaa ja annetaan tuotekoodi. |
| Tuotekoodi | C | Annetaan aina, jos tuotekoodi on olemassa. | |
| Nimeke | * | D | Tuotteen nimi |
| Myyntierä | * | E | Myyntierän sisältämä määrä myyntiyksikköjä |
| Myyntiyksikkö | * | F | Esim. kpl, tlk, pss |
| Sisältää | * | G | Myyntiyksikön sisältämä määrä perusyksikköjä |
| Perusyksikkö | * | H | Elintarvikkeilla aina kg, muilla tuotteilla mikä tahansa yksikkö. Mikäli tämä on sama kuin myyntiyksikkö, G-sarakkeen on oltava 1. |
| A-hinta netto | * | I | (Myyntierän) hinta, veroton |
| A-hinta brutto | * | J | (Myyntierän) hinta, verollinen |
| Alv-kanta | * | K | |
| Valmistaja | L | ||
| Hinnan yksikkö | M | Merkittävä, jos hinnat eivät ole myyntierän hintoja. Jos merkitään, tämän on oltava joko perusyksikkö tai myyntiyksikkö. | |
| Myyntierän EAN-koodi | N | Käytetään, jos halutaan ilmoittaa sekä yksittäispakkauksen että myyntierän EAN-koodi ja ne poikkeavat toisistaan. | |
| Ei käytössä | O | ||
| Nimen tarkenne | P | Nimeen liittyvä lisätieto | |
| Sisältää (brutto) | Q | Myyntiyksikön sisältämä määrä perusyksikköjä bruttona (bruttopaino). Jos bruttokoko annetaan tässä sarakkeessa, Sisältää-sarakkeessa (G) tulisi antaa nettokoko (nettopaino). Sisältää-saraketta (G) käytetään sekä brutto- että nettokokona, jos bruttokokoa ei anneta erikseen tässä sarakkeessa. |
Jos myyntiyksikön suhde perusyksikköön ei ole täsmällinen (esim. lihatuotteilla käytettäessä kilohintoja), voidaan yksiköt ilmoittaa seuraavasti:
- myyntierä = 1
- myyntiyksikkö = kg
- Sisältää = 1
- Perusyksikkö = kg
Esimerkki
Kuvassa on esimerkki tuoterekisteristä. Ennen varsinaisen tuoterekisterin alkamista on valkoisella taustavärillä lisätty selkeyttäviä tietoja, jotka eivät vaikuta päivitysajoon. Keltaisella taustavärillä on otsikkorivi, jonka jälkeen ei tuoterekisterissä saa olla yhtään tyhjää riviä ennen loppua. Rivitiedot alkavat välittömästi otsikkorivin jälkeen.
- Kuvassa otsikkorivi on keltaisella taustavärillä, vasemmasta reunasta sen kohdalta huomataan että rivin numero on neljä. Tuotetietojen haku aloitetaan siis riviltä 4. Otsikkorivillä asiakas-numero on vapaaehtoinen.
- Kaikki pakolliset kentät rivitiedoissa on merkitty turkoosilla taustavärillä. Yksikään näistä sarakkeista ei voi olla tyhjä, ainoastaan ensimmäisessä sarakkeessa voi arvona olla nolla.
- Mikäli EAN-koodia ei ole tuotteelle olemassa, tulee kyseiseen sarakkeeseen merkitä 14 nollaa, ja Tuotekoodi-sarakkeessa pitäisi olla arvo. Tuotteet tunnistetaan ohjelmassa EAN-koodin tai tuotekoodin ja toimittajan perusteella. Jos sekä EAN-koodi että tuotekoodi puuttuvat, tuote tuodaan JAMIX varastoon aina uutena varastokorttina ja tuotteen hintatietoja ei voida päivittää automaattisesti.
- Harmaalla taustavärillä merkityt kentät ovat vapaaehtoisia ja ne voidaan jättää tyhjiksi. Huomionarvoisin näistä sarakkeista on Hinnan yksikkö -sarake, jolla voidaan määrittää rivin hintojen olevan myyntierän sijaan joko myyntiyksikön tai perusyksikön hintoja.
- Kuvassa on tuote ”Hampurilainen” merkitty neljällä eri tapaa. Kaikissa näissä todellinen kappalehinta on sama, mutta tuotteiden myyntierät on esitetty eri tavoin. Tästä voidaan huomata kuinka Sisältää- ja Perusyksikkö-sarakkeet eivät vaihdu myyntierän muuttuessa, kun myyntiyksikkö pysyy samana. Nämä sarakkeet viittaavat siis myyntiyksikköön.