JAMIX Tuotetietopalvelu: Valmistajien tuotetietojen päivitys Synkka-palvelusta

Videon alalaidassa olevasta luettelokuvakkeesta (Chapters) voit avata valikon, jonka kautta voit siirtyä suoraan haluttuun aiheeseen.

Synkka-palvelussa on yli 100.000 valmistajien ilmoittamaa tuotetta ja näiden ajantasaiset tiedot. JAMIX Tuotetietopalvelu voidaan asettaa päivittämään automaattisesti ja säännöllisesti valmistajien tuotetiedot Synkka-palvelusta JAMIX-ohjelmaan. Haluttaessa tiedot voidaan myös päivittää manuaalisesti tuotekohtaisesti.

Palvelu on veloituksetta käytettävissä kaikille pilvipalveluasiakkaillemme, joilla on JAMIX-ohjelma ja sen Varasto-osio.

Synkka-palvelun kautta saatavat tiedot täydentävät ja rikastavat tavarantoimittajilta saatuja tuotetietoja muun muassa seuraavilla olennaisilla tiedoilla:

• Allergeenit
• Ravintoarvot
• Tuoteseloste

Tuotetiedot linkittyvät JAMIX-ohjelmassa edelleen muun muassa ruokaohjeisiin ja ruokalistoihin. Tuotetietopalvelun kautta saadut tarkat tuotetiedot kulkevat siis automaattisesti ruoka-aineiden mukana, kun käytät niitä muualla ohjelmassa. Kun perustiedot ovat kunnossa, niin loppu hoituu automaattisesti järjestelmän toimesta ja keittiössä säästyy aikaa muille tehtäville. Järjestelmä myös minimoi mahdollisten virheiden riskiä.

Ohjeessa käsitellään seuraavia aiheita:

• JAMIX Tuotetietopalvelun käyttöönotto
  • Määritä Synkka-palvelusta haettavien tuotetietojen (=GS1-tuotetiedot) päivitykseen liittyvät asetukset pääkäyttäjäoikeuksilla
    • Automaattinen GS1-tuotetietojen päivitys
  • Anna tarvittaville henkilöille käyttöoikeus päivittää/asettaa GS1-tuotetietoja varastokorttikohtaisesti
• Tuotetietojen päivittäminen Synkka-palvelusta (=GS1-tuotetiedot) manuaalisesti varastokortille

Seuraavassa käydään läpi, mitä toimenpiteitä ohjelmassa tulee tehdä, jotta valmistajien tuotetiedot voidaan hakea Synkka-palvelusta ohjelmaan olemassa oleville varastokorteille. Tuotetiedot voidaan asettaa päivittymään ohjelmaan automaattisesti tai ne voidaan haluttaessa päivittää myös manuaalisesti tuotekohtaisesti.

Huom! Tämä ohje ei koske niitä asiakkaita, jotka ovat tehneet oman sopimuksen Synkka-palvelun käytöstä GS1 Finland -yrityksen kanssa. Nämä asiakkaat päivittävät tuotetiedot Synkka-palvelusta edelleen kohdassa Varasto – Tuotetietojen päivitys.

Huom! Suosittelemme ensimmäisellä kerralla hakemaan tiedot Synkka-palvelusta manuaalisesti muutamille eri varastokorteille ennen kuin siirrytään päivittämään tietoja massana automaattisesti. Näin voidaan vielä helposti varmistaa, että haetut tiedot vastaavat tarkoitusta ja tarvittaessa voidaan tehdä vielä asetuksiin tarkentavia muutoksia.

Määritä Synkka-palvelusta haettavien tuotetietojen (=GS1-tuotetiedot) päivitykseen liittyvät asetukset pääkäyttäjäoikeuksilla

Perustiedot – Asetukset – Ohjelmakohtaiset asetukset – GS1-tuotetietojen asetukset

1. Valitse ’Päivitä tuotteet GS1-tuotetiedoilla’.
   
   
2. Valitse päivitetäänkö GS1-tuotetiedot automaattisesti vai pelkästään manuaalisesti.
   Suosittelemme ensin valitsemaan manuaalisen päivitysasetuksen ja testaamaan tuotteiden päivitystä manuaalisesti ennen automaattisen päivityksen käyttöönottoa.
   

   
   Automaattinen GS1-tuotetietojen päivitys

   JAMIX tuotetietopalvelu päivittää GS1-tuotetiedot automaattisesti, tyypillisesti vuorokauden viiveellä. Poikkeuksena ovat sellaiset tuotteet, joista on JAMIX Tuotetietopalveluun jo aiemmin haettu tietoa Synkka-palvelusta jonkin toisen asiakkaan toimesta, jolloin kyseinen tuotetieto on heti ohjelman käytettävissä.
   
   Määritä GS1-tuotetiedoilla päivitettävät kentät:
   
   Varastokortti/Nimi: Varastokortin nimi päivitetään GS1-tuotetiedon nimellä.
   Huom! Varastokortin nimen päivittäminen GS1-tuotetiedon nimellä ei ole suositeltavaa.
   
   Ravintoarvot: Valitse tuodaanko tuotteesta pelkästään ravintoarvot vai myös sen allergeenit ja/tai tuoteseloste ravintoarvotietoon.
   Mikäli valitset Allergeenit-asetuksen, allergeenit tuodaan ohjelmaan ja tuotteille seuraavasti: 
   - Elintarviketietoasetuksen mukaisesti ilmoitettavat allergeenit, jotka puuttuvat ohjelmasta, lisätään automaattisesti kertaluontoisesti Perustiedot - Allergeeni -toimintoon. Lisäksi tuotteen allergeenit lisätään tuotteelle linkitettävään ravintoarvotietoon kohdassa Perustiedot - Allergeenit.
   - Muut allergeenit lisätään automaattisesti tuotteelle linkitettävään ravintoarvotietoon vain, jos allergeeni tulee mukana GS1-päivitystiedoissa ja allergeeni on valmiiksi tallennettuna ohjelmassa kohdassa Perustiedot - Allergeenit.
   
   Päivitystapa
   
   1. Luo vain uudet:
   

   Jos varastokortille ei ole linkitetty ravintoarvoa tai linkitetty ravintoarvo on eri niminen kuin ‘GS1 tuotenimi’ tai ‘GS1 tuotenimi + varastokortin EAN-koodi’,
   → luodaan uusi ravintoarvo, johon päivitetään GS1 data. Ravintoarvon nimi on ‘GS1 tuotenimi + varastokortin EAN-koodi’. Ravintoarvo linkitetään varastokortille.

   
   2. Päivitä myös olemassa olevat:
   Luo uudet ravintoarvot edellä mainitusti ja lisäksi päivittää olemassa olevat ravintoarvot seuraavasti:
   

   - Jos varastokortille on linkitetty ravintoarvo, joka on saman niminen kuin 'GS1 tuotenimi', päivitetään kyseisen ravintoarvon tietoja ja lisätään ravintoarvon nimen perään varastokortin EAN-koodi.

   - Jos varastokortille on linkitetty ravintoarvo, joka on saman niminen kuin ‘GS1 tuotenimi + varastokortin EAN-koodi’, päivitetään kyseisen ravintoarvon tietoja.

   Alkuperäinen ravintoarvo saattaa sisältää CO2-arvon, joka ei siirry automaattisesti päivityksen mukana tulevalle uudelle ravintoarvolle. CO2-arvo on tallennettava uudelle ravintoarvolle manuaalisesti.
   
   
3. Valitse, millä kielillä GS1-tuotetiedoista tuodaan ohjelmaan ravintoarvojen nimet, tuoteselosteet ja allergeenit, määrittelemällä GS1-kielten linkitykset kielikoodeihin. Ohjelma tuo automaattisesti valituista kielistä käännökset kohtaan Ruoka – Kielikäännökset, josta käännöksiä voidaan hyödyntää ruokalistatulosteilla ja JAMIX MENU -palvelussa.
   
   Kieliä ylläpidetään ja niihin liittyvät kielikoodit asetetaan kohdassa Perustiedot – Asetukset – Kielet.
   Kielikoodit tulevat ohjelmalisenssin mukana. Suomi on oletuksena valittuna.
   
   
4. Mikäli valitsit, että GS1-tuotetiedot päivitetään automaattisesti, määritä, mitkä varastokortit päivitetään.
   Voit valita päivitysasetuksen suoraan varastokortilla ’Yleiset’-välilehdellä kohdassa ’Päivitä automaattisesti GS1-datalla’. Tai voit lisätä asetuksen usealle varastokortille yhdellä kertaa varastokorttien asetuksissa.

Huom! GS1-tuotetietojen päivitys vaikuttaa myös ruokaohjeille lisättyjen tuoteselosteiden aineisosaluetteloon ja allergeeneihin sekä JAMIX MENU -palvelun ainesosalistauksiin. Jos ruokaohjeille on luotu tuoteselosteita, muista päivittää tuoteselosteiden sisältö vastaamaan tietojen nykyistä tilannetta ennen niiden tulostamista.

Anna tarvittaville henkilöille käyttöoikeus päivittää/asettaa GS1-tuotetietoja varastokorttikohtaisesti

Pääkäyttäjä voi antaa Varasto-käyttäjätasolle oikeuden päivittää GS1-tuotetietoja varastokorttikohtaisesti manuaalisesti. Käyttöoikeudella voidaan myös asettaa varastokortilla ja varastokorttien asetuksissa, päivitetäänkö varastokortin tiedot automaattisesti, jos GS1-tuotetietojen automaattinen päivitys on otettu asetuksissa käyttöön.

Käyttöoikeus annetaan kohdassa Perustiedot – Käyttäjätunnukset. 

1. Valitse Varasto – Varastokortit ja avaa varastokortti, jonka tiedot haluat päivittää GS1-tuotetiedolla.
   
   
2. Valitse ’Manuaalinen GS1-tuotetietopäivitys’.
   
   
3. Valitse GS1-tuotetiedoilla päivitettävät kentät:
   
   Varastokortti/nimi:
   Varastokortin nimi päivitetään GS1-tuotetiedon nimellä.
   
   Ravintoarvot:
   Ohjelma tunnistaa automaattisesti, onko varastokortille linkitetty ravintoarvo ja ehdottaa sen mukaan joko päivittämään olemassa olevan ravintoarvon tai luomaan uuden ravintoarvon.
   
   Jos varastokortille on linkitetty ravintoarvo, valitse päivitetäänkö olemassa oleva ravintoarvo ja myös sen allergeenit ja/tai tuoteseloste ravintoarvotietoon:
   

   - Jos varastokortille on linkitetty ravintoarvo, joka on saman niminen kuin 'GS1 tuotenimi', päivitetään kyseisen ravintoarvon tietoja ja lisätään ravintoarvon nimen perään varastokortin EAN-koodi.

   - Jos varastokortille on linkitetty ravintoarvo, joka on saman niminen kuin ‘GS1 tuotenimi + varastokortin EAN-koodi’, päivitetään kyseisen ravintoarvon tietoja.

   
   Jos varastokortille ei ole linkitetty ravintoarvoa, valitse luodaanko uusi ravintoarvo ja myös sen allergeenit ja/tai tuoteseloste ravintoarvotietoon:
   
   - Jos varastokortille ei ole linkitetty ravintoarvoa tai linkitetty ravintoarvo on eri niminen kuin ‘GS1 tuotenimi’ tai ‘GS1 tuotenimi + varastokortin EAN-koodi’,
   → luodaan uusi ravintoarvo, johon päivitetään GS1 data. Ravintoarvon nimi on ‘GS1 tuotenimi + varastokortin EAN-koodi’. Ravintoarvo linkitetään varastokortille.
   
   Alkuperäinen ravintoarvo saattaa sisältää CO2-arvon, joka ei siirry automaattisesti päivityksen mukana tulevalle uudelle ravintoarvolle. CO2-arvo on tallennettava uudelle ravintoarvolle manuaalisesti.
   
   Mikäli valitset Allergeenit-asetuksen, allergeenit tuodaan ohjelmaan ja tuotteille seuraavasti: 
   - Elintarviketietoasetuksen mukaisesti ilmoitettavat allergeenit, jotka puuttuvat ohjelmasta, lisätään automaattisesti kertaluontoisesti Perustiedot - Allergeeni -toimintoon. Lisäksi tuotteen allergeenit lisätään tuotteelle linkitettävään ravintoarvotietoon kohdassa Perustiedot - Allergeenit.
   - Muut allergeenit lisätään automaattisesti tuotteelle linkitettävään ravintoarvotietoon vain, jos allergeeni tulee mukana GS1-päivitystiedoissa ja allergeeni on valmiiksi tallennettuna ohjelmassa kohdassa Perustiedot - Allergeenit.

1. Käynnistä päivitys valitsemalla OK.
   GS1-tuotetiedot noudetaan taustalla ja päivitetään varastokortille arviolta 30 min kuluessa. Jos haettava tieto on jo JAMIX Tuotetietopalvelussa, tieto päivittyy välittömästi ilman viivettä.

Huom! GS1-tuotetietojen päivitys vaikuttaa myös ruokaohjeille lisättyjen tuoteselosteiden aineisosaluetteloon ja allergeeneihin sekä JAMIX MENU -palvelun ainesosalistauksiin. Jos ruokaohjeille on luotu tuoteselosteita, muista päivittää tuoteselosteiden sisältö vastaamaan tietojen nykyistä tilannetta ennen niiden tulostamista.