Ostotilaukset
Ostotilaukset voidaan lähettää suoraan JAMIX-ohjelmasta sähköisesti toimittajille. Tilaukset voidaan muodostaa Ostotilaukset-toimintoon automaattisesti ruokalistan ja työlistan kautta tai ne voidaan tehdä manuaalisesti Ostotilaukset-toiminnossa. Tarvittaessa ostotilauksen voi helposti kopioida lähetyslistakirjaukseksi, kun tuotteet ovat saapuneet varastoon.
Ruokaohjeelta ja ruokalistalta voidaan myös tulostaa ostoslista ostotilauksen tekemisen tueksi.
Tässä artikkelissa käsitellään seuraavia asioita:
Sovi toimittajan kanssa sähköisen ostotilauksen aloittamisesta
Ennen kuin voit tehdä sähköisiä ostotilauksia, ota yhteys toimittajaan ja sovi heidän kanssaan sähköisten ostotilausten lähettämisen aloittamisesta. Pyydä toimittajalta tarvittavat tiedot ja lisää ne ohjelmaan. Tiedot lisätään kertaluontoisesti. Pyydä toimittajalta tai operaattorilta seuraavat tiedot:
-
Y-tunnus
-
Varastopaikkojen asiakasnumerot
Suoratilaus:
-
FTP-palvelin
-
Portti
-
Käyttäjätunnus ja salasana
-
Lähetyskansio
Lisää toimittaja Perustiedot-valikossa
Lisää toimittaja ikkunan vasemman laidan Perustiedot-valikon Toimittajat-toiminnossa. Mikäli toimittajaa ei ole aiemmin lisätty ohjelmaan, lisää se valitsemalla ikkunan ylälaidassa Lisää. Muussa tapauksessa avaa toimittajan tiedot valitsemalla Avaa rivin ollessa listalla valittuna.
Yleiset tiedot -välilehti
-
Anna toimittajan nimi. Halutessasi voit tallentaa myös toimittajan yhteystiedot.
-
Lisää Y-tunnus-kenttään toimittajan Y-tunnus.
-
Lisää toimittajalle Sähköinen ostotilaus -asetus.
Sähköinen ostotilaus -välilehti
Lisää toimittajalta saadut suoratilaustiedot Sähköinen ostotilaus -välilehdelle.
Tarvittaessa voi pyytää omaa IT -tukea avustamaan tietojen syötössä.
Varastopaikat-välilehti
-
Hae varastopaikat painamalla Hae varastopaikat -painiketta ja sen jälkeen Tallenna ikkunan ylälaidasta. Ohjelma hakee varastopaikat ja ne näkyvät Varastopaikat-välilehdellä, kun seuraavan kerran avaat toimittajan tiedot.
-
Avaa varastopaikka tuplaklikkaamalla ja lisää varastopaikalle asiakasnumero.
Ostotilauksen lisääminen manuaalisesti
-
Valitse ikkunan vasemmasta laidasta Varasto-osio ja sieltä Ostotilaukset.
-
Valitse ikkunan ylälaidasta Lisää.
-
Ikkunan oikeassa ylälaidassa valitse varastopaikka, jolle tilaus tehdään.
-
Valitse toimituspäivämäärä ja toimittaja. Anna tilaukselle tarvittaessa viite.
Tuotteen lisääminen
- Lisää tuote ostotilaukseen ikkunan oikean laidan Tuotteet-välilehdeltä.
Voit käyttää hakutoimintoa tuotteiden etsimiseen. Kirjoita haettavan tuotteen nimi tai osa nimestä Etsi nimellä -kenttään. Ohjelma hakee listalle nimen sisältävät rivit. Voit hakea tuotteita myös hyödyntäen useita suodatuksia. Kun valitset tuotteen listalta, näet välilehden alalaidassa tuotteesta lisätietoja. - Lisää tuote ostotilaukselle tuplaklikkaamalla.
Tilausmäärien lisääminen
Voit antaa tuotteelle tilausmäärän heti tuotetta lisättäessä avautuneessa tuoteikkunassa. Halutessasi voit lisätä määrät myös myöhemmin.
Ohjelma näyttää oletuksena myyntierän tilausyksikön. Voit vaihtaa sen halutessasi toiseen tilausyksikköön:
- perusmittayksikköön (= yksittäispakkaus esim. kpl, tlk, pss...)
- Mikäli pienmyyntierä (PME) -toimintamalli on tuettu katso lisätietoa täältä.
- perusmittayksikön (=yksittäispakkauksen) sisältämään perusyksikköön
- Elintarvikkeet: kilo
- Muut tuotteet: esim. kpl, tlk, pss...
- Huom! Edellä mainitut eivät ole valittavissa, mikäli Toimittajan asetuksissa on määritetty, että ostotilauksia voidaan tehdä vain myyntieräyksiköinä. Katso lisätietoa täältä.
Mikäli lisäät määrät myöhemmin, avaa ostotilauksen listalla lisäämäsi tuoterivi ja anna avautuneessa ikkunassa tilausmäärä. Tarvittaessa voit vaihtaa myös tilausyksikön.
Ikkunan ollessa edelleen avoinna, valitse seuraava tuote ikkunaan tilausmäärän antamista varten ikkunan taustalla olevalta listalta - ikkunan tiedot vaihtuvat koskemaan kyseistä tuotetta ja samalla edelliselle tuotteelle antamasi tiedot tallentuvat.
Kun olet antanut kaikille tuotteille tilausmäärän, sulje ikkuna valitsemalla Sulje.
Tuoterivien järjestäminen haluttuun järjestykseen tilauksella
Tuoterivejä voidaan järjestää haluttuun järjestykseen osto- ja vakiotilauksilla sekä lähetyslistoilla. Kun tuotteet näissä toiminnoissa järjestetään keskenään samaan järjestykseen, niiden vertailu toisiinsa on sujuvampaa ja nopeampaa esimerkiksi lähetyslistaa verrattaessa ostotilaukseen.
Rivejä voidaan järjestää listalla seuraavasti:
- Valitse rivi, jonka paikkaa haluat vaihtaa listalla.
- Valitse ”Siirrä alas” tai ”Siirrä ylös” niin monta kertaa, että rivi on oikeassa kohdassa.
Tuotteen poisto
Voit tarvittaessa poistaa ylimääräisen tuotteen ostotilaukselta avaamalla ensin tuotteen tiedot tuplaklikkaamalla tuotetta ja sen jälkeen valitsemalla Poista.
Vakiotilaustuotteiden lisääminen ostotilaukselle
Ikkunan oikean laidan Vakiotilaus-välilehdeltä voit halutessasi lisätä helposti useita vakiotilaustuotteita esimerkiksi mausteet yhdellä klikkauksella ostotilaukselle.
Valitse vakiotilauspohja Vakiotilaus-pudotusvalikosta. Ohjelma tuo kaikki vakiotilauspohjaan poimitut tuotteet listalle valmiiksi valittuina. Halutessasi voit valita kyseisistä tuotteista vain tietyt tuotteet.
Lisää tuotteet ostotilaukselle valitsemalla Lisää valitut.
HUOM! Ennen kuin voit lisätä vakiotilaustuotteita tilaukselle, tulee vakiotilauspohjat olla luotuna ikkunan vasemman laidan Varasto-osion Vakiotilaukset-toiminnossa.
Ostotilauksen tila
Ikkunan oikean laidan Yleiset-välilehdellä voit merkitä ostotilauksen hyväksytyksi. Kun ostotilaus on lähetetty Sähköinen ostotilaus -toiminnolla, ohjelma merkitsee tilauksen automattisesti Tilattu-tilaan ja vastaavasti, jos ostotilauksen tuotteet ovat saapuneet varastoon ja ostotilaus kopioidaan lähetyslistaksi, ostotilauksen tilaksi tallentuu Toimitettu.
Ostotilauksen lähettäminen sähköisesti suoratilauksella toimittajalle
Lähetä ostotilaus toimittajalle ikkunan ylälaidasta valitsemalla Sähköinen ostotilaus.
Valitse Suoratilaus-otsikko ja sen alta Lähetä suoratilaus. Ohjelma lähettää tilauksen ja ilmoittaa, kun tilaus on lähetetty. Sulje ilmoitus valitsemalla Ok. Sulje Sähköinen ostotilaus -ikkuna.
HUOM! Kun ostotilaus on lähetetty, samaa tilausta ei voi lähettää epähuomiossa uudelleen, sillä tilauksen lähettämisen jälkeen Sähköinen ostotilaus -painike on automaattisesti passivoitu.
Ostotilauksen tallentaminen
Tallenna ostotilaus valitsemalla ikkunan ylälaidasta Tallenna.
Ostotilauksen muodostaminen ruokalistalta / työlistalta
- Avaa Ruokalistat-toiminto kohdassa Ruoka - Ruokalistat / Työlista-toiminto kohdassa Ruoka - Työlista.
- Hae ja avaa ruokalista/työlista, josta haluat muodostaa ostotilauksia toimittajille.
- Tarkista, että ruokariveillä on määritetty annoskoot ja -määrät.
- Valitse ikkunan ylälaidasta Varastotapahtumat - Luo ostotilaukset.
- Valitse, mille keittiölle tilaukset tehdään.
- Valitse toimituspäivämäärä, jota käytetään ostotilauksilla oletuksena, mikäli toimittajan perustietoihin ei ole asetettuna tilausrytmityksiä.
Jos toimittajan perustietoihin on asetettu tilausrytmityksiä, tällöin ohjelma laskee näiden mukaisesti automaattisesti esikatselunäkymään tilausten tilan ja toimituspäivän.
- Valitse "Käytä aina oletustoimituspäivämäärää", jos haluat edellisestä poiketen asettaa oletustoimituspäivän toimittajan tiedoissa olevan päivämäärän sijaan.
- Jos haluat, että tilauksen määrät pyöristetään automaattisesti täysiin myyntieriin, Valitse Pyöristä tilausten määrät.
HUOM! Käytä tätä vain silloin, jos tiedät, että kyseisille ostotilauksille ei ole tulossa muilta ruokalistoilta tai työlistoilta tilauksia samoille tuotteelle. Määrät kannattaa pyöristää täysiin myyntieriin vasta sitten, kun kaikki tilattavat tuotteet määrineen on kirjattu ostotilaukselle.
- Jos haluat, että ohjelma luo aina uuden ostotilauksen, eikä päivitä olemassa olevaa ostotilausta muilta ruokalistoilta/työlistoilta, valitse silloin Luo aina uudet ostotilaukset.
- Valitse, miltä aikaväliltä ostotilaukset muodostetaan.
- Suodata tarvittaessa ateriavaihtoehtojen ja/tai ruoka-aineryhmien perusteella, mitä tilattavia tuotteita ostotilaukselle viedään (vain ruokalistan kautta tehtäessä).
- Valitse Esikatsele ikkunan ylälaidassa.
Ohjelma listaa ja ryhmittelee ostotilaukset esikatselunäkymään Toimittajittain ja Toimituspäivittäin. Näiden lisäksi rivillä näytetään tilauksen Yhteensä-arvo sekä tilauksen Tila.
Tässä vaiheessa ohjelma ei ole vielä luonut ostotilauksia. Tilaukset luodaan vasta vaiheessa 13.
Jos toimittajan perustietoihin on asetettu tilausrytmityksiä, tällöin ohjelma laskee näiden mukaisesti tilausten tilan (OK, Myöhässä tai Menneisyydessä) ja toimituspäivän sekä ryhmittelee niiden perusteella ostotilaukset esikatselunäkymään.Jos toimittajan perustietoihin ei ole asetettu tilausrytmityksiä, tilausten toimituspäivänä käytetään Oletus toimituspäivämäärää. Ohjelma näyttää Tila-sarakkeessa, mikäli toimituspäivä on menneisyydessä, muutoin tilausten tila on OK eli ne eivät voi olla myöhässä, kuten ne tilaukset, joiden toimittajille on asetettu tilausrytmityksiä.
Esikatsele-näkymässä Ostotilaus-rivin voi avata ja tarkistaa, mistä tuotteista kyseinen tilaus tulisi muodostumaan. Tila-sarakkeessa näytetään, mitkä tuotteet ovat uusia tulevalla ostotilauksella ja mitkä niistä on jo mahdollisesti aiemmin lisätty kyseisen toimituspäivän ostotilaukselle.
Mikäli Luo aina uudet ostotilaukset -valinta on valittuna, tällöin ostotilauksen tuotteet näytetään aina Uusi-tilassa.
- Valitse, mille toimittajalle/toimittajille ostotilaukset muodostetaan toimittajan nimen edessä olevan valintaruudun avulla.
Kaikki rivit ovat oletuksena esikatselussa valittuna, mutta voit halutessasi muuttaa valintoja.
Kaikki kyseisen toimittajan tilausrivin tuotteet tulevat mukaan ostotilaukselle. Tilauksen sisältöä voi tarvittaessa muokata kohdassa Varasto - Ostotilaukset.
- Valitse Luo ostotilaukset.
Ohjelma luo ostotilaukset toimittajittain kohtaan Varasto - Ostotilaukset.
Voit hakea luomiasi ostotilauksia hyödyntämällä toimituspäivä rajausta sekä muita Ostotilaukset-näkymän suodattimia, esimerkiksi Toimittaja-suodatusta.
Voit vapaasti vielä muokata muodostettuja ostotilauksia ennen niiden lähettämistä toimittajille.
Huomioitavaa
- Ruokalistalta/työlistalta/manuaalisesti muodostettu ostotilaus päivittyy ruokalistoilta/työlistoilta uusia ostotilauksia muodostettaessa, mikäli niillä on sama toimittaja, päivämäärä ja varastopaikka. Tällöin ostotilausrivien tilausmäärät päivittyvät ruokalistoilta/työlistoilta tulevien tietojen mukaisesti.
- Ohjelma luo ostotilaukselle samasta tuotteesta uuden tilausrivin, jos tuotetta tilataan myös eri tilausyksiköllä.
- Mikäli ostotilaus on merkitty hyväksytty-, toimitettu- tai tilattu -tilaan, tilauksen tiedot eivät enää päivity.
Ostotilauksen poistaminen
Voit tarvittaessa poistaa tarpeettoman ostotilauksen valitsemalla Ostotilaukset-toiminnossa listalta ostotilauksen ja valitsemalla Poista.
HUOM! Ostotilauksen poistaminen ei poista toimittajalle lähetettyä tilausta. Jos olet lähettänyt ostotilauksen toimittajalle, muista ilmoittaa tilaukseen perumisesta myös toimittajalle!
Vinkkejä
- Keittiön laskentatunnisteiden muokkaamisen estäminen peruskäyttäjiltä
- Onko ostotilaukselle linkitetty lähetyslistoja?
Voit tarkistaa, onko ostotilaukselle linkitetty lähetyslistoja ostotilausten selauslistan Lähetyslistat-sarakkeessa kohdassa Varasto - Ostotilaukset. Mikäli sarake ei ole valmiiksi listalla näkyvissä, voit lisätä sen selauslistan oikean yläkulman hampurilaisvalikosta (kolmesta allekkaisesta viivasta koostuva kuvake).