Inventaario

Videon alalaidassa olevasta luettelokuvakkeesta (Chapters) voit avata valikon, jonka kautta voit siirtyä suoraan haluttuun aiheeseen.

Inventaario tehdään, kun halutaan tietää varaston arvo, varaston muutos edelliseen inventaarioon tai halutaan asettaa inventoidut määrät uusiksi alkusaldoiksi.

Inventaario-toiminnon käyttäminen edellyttää, että varastossa olevista tuotteista on perustettu JAMIX-ohjelmaan varastokortit. Nämä luodaan helposti ohjelmaan toimittajalta saatujen tuotetietojen pohjalta Tuotetietojen päivitys -toiminnolla.

Inventaario tehdään varastopaikkakohtaisesti. Siihen tulee mukaan kyseiselle varastopaikalle aktivoidut varastokortit sekä kaikki varastokortit, joilla on ollut edellisessä inventaariossa saldoa.

Inventaarioon eivät nouse niiden tuotteiden varastokortit, joille on tallennettu varastokortin Yleiset-välilehdellä "ei inventoida" tai "passivoitu"-asetus ja joilla ei ole ollut edellisessä inventaariossa saldoa.

Inventaariossa tuotteiden alkusaldot muodostuvat edellisen inventaarion saldoista, joihin on lisätty varastotapahtumat eli lähetyslistakirjaukset (kasvattaa saldoa), varasto-otot sekä hävikit (vähentää saldoa). Varastosaldojen seuranta ja siten kaikkien varastotapahtumien kirjaaminen ei ole välttämätöntä inventaarion vuoksi.

Tässä ohjeessa käsitellään seuraavia aiheita:

• Ennen inventaariota huomioitavaa
  • Varastokortit-toiminto
  • Inventaariota edeltävät varastotapahtumat
• Ensimmäinen inventaario
  • Alkusaldot
  • Raportointi
• Uuden inventaarion lisääminen
  • Inventaarion apulistan tulostaminen
  • Varastosaldojen nollaus
  • Inventaariolistan suodattaminen eri hakukriteereillä
  • Inventoitujen määrien lisääminen
  • Inventoitujen määrien lisääminen mikäli tuotteella useita sijoituspaikkoja
  • Inventoitujen määrien kirjaamisen keskeyttäminen
  • Inventaariosta puuttuva tai virheellinen tuote
  • Poikkeustuotteen lisääminen inventaarioon ilman varastokorttia
  • Inventaariolistan päivittäminen
• Inventaario JAMIX Mobile -sovelluksen avulla
• Inventaarion hyväksyminen
• Inventaarioiden selaaminen
• Inventaarion poistaminen
• Varaston arvo -raportti
• Varastonmuutos-raportti
• Inventointiero-raportti

Varastokortit-toiminto

Varastokortit kannattaa passivoida niistä tuotteista, jotka eivät ole käytössä, jotta ne eivät nousisi turhaan inventaarioon. Varastokortit passivoidaan varastokortin Yleiset-välilehdellä valitsemalla Passivinen.

Jos tuotetta ei tarvitse inventoida, merkitään tuotteen varastokortin Yleiset-välilehdellä asetus Ei inventoida.

Jos inventaariossa halutaan hyödyntää JAMIX MOBILE -sovellusta ja Inventaarion apulista -raportilla hyödyntää EAN-koodeja, tulee varmistaa, että inventoitavien tuotteiden varastokorteille on tallennettu EAN-koodit. Nämä tulevat yleensä automaattisesti toimittajan tuotetietojen mukana ja tallennetaan varastokorteille Tuotetietojen päivitys -toiminnolla. Jos tuotteella ei ole viivakoodia esimerkiksi hedelmillä, voidaan sille tarvittaessa antaa oma viivakoodi inventaariota varten.

Sujuvan inventoinnin vuoksi tuotteiden varastokorteille on suositeltavaa tallentaa sijoituspaikat sekä tuoteryhmät Ryhmät-välilehdellä. Tämä mahdollistaa Inventaariolistojen, Varaston arvon ja Varastonmuutos -raporttien tulostamisen sijoituspaikka- ja/tai tuoteryhmäkohtaisesti. Sijoituspaikat-tietoja (esim. pakastin, maitokylmiö) ylläpidetään Perustiedot-valikossa Sijoituspaikat -toiminnossa. Tuoteryhmiä ylläpidetään Perustiedot/Ryhmät-valikossa Tuotepää- ja Tuotealaryhmät-toiminnoissa (Esim. Säilyke - Hedelmät).

Myös sopivan inventointiyksikön määrittäminen tuotteelle on tärkeää. Tuotteen inventointiyksikkönä käytetään varastokortille Mittayksiköt ja hinnat -välilehdelle Inventointi varastopaikka -kohtaan tallennettua inventointiyksikköä (esim. kpl, prk, pkt).

Mikäli halutaan tulostaa varastonarvoraportteja kirjanpitotileittäin, tulee varastokorteille liittää sille kuuluva kirjanpitotili Ryhmät-välilehdellä. Kirjanpitotilit käsittävät Ostotilin, siihen liittyvän Varastotilin (käytetään varaston arvon laskennassa) sekä Varastonmuutostilin. Tilitietoja ylläpidetään Perustiedot-valikossa Tilinumerot-toiminnossa.

Inventaariota edeltävät varastotapahtumat

Ennen uuden inventaarion avaamista on suositeltavaa kirjata kaikki varastoa koskevat varastotapahtumat inventaariohetkeen saakka. Näitä tapahtumia ovat lähetyslistat, varasto-otot ja hävikit. Ohjelma antaa varoituksen, mikäli näitä tehdään inventaarion kanssa päällekäiselle ajankohdalle.

Alkusaldot

Ohjelman käyttöönoton yhteydessä tuotteiden alkusaldot voidaan tuoda varastokorteille Inventaario-toiminnon kautta. Tällöin on hyvä Inventaario-toiminnossa nollata varastomäärät varastokorteilta, jotta mahdollisista varastotapahtumista syntyneet saldot poistuvat tuotteilta.

Raportointi

Ensimmäisen inventaarion jälkeen ei voida tulostaa varastonmuutosraportteja, koska pohjalla ei ole edellistä inventaariota, johon muutos kohdistuu. Muuten ensimmäinen inventaario ei poikkea seuraavasta inventaariosta.

• Valitse Varasto-osion alta Inventaario.
  Inventaarionäytössä näkyy edellinen inventaario, mikäli sellainen on aiemmin tehty. Edellisestä hyväksytystä inventaariosta voidaan vielä tulostaa raportteja, mutta sitä ei voi enää muuttaa.
• Valitse Varastopaikat-otsikon alta Varastopaikka ja valitse Uusi. Tämän jälkeen valitse avautuneesta ikkunasta inventaarion päivämäärä ja kellonaika.
  
  HUOM! Kellonaika on valittavissa vain, jos Perustiedot-valikon Asetukset/Ohjelmakohtaiset asetukset -toiminnossa Varasto-välilehdellä on valittuna asetus Käytä päivämäärää ja aikaleimaa inventaariossa.
  

  Asetus mahdollistaa sen, että inventaarioita voidaan tarvittaessa tehdä useita päivässä silloin, kun halutaan seurata saldoja reaaliaikaisesti.

  HUOM! Kellonaika-asetusta ei voi ottaa käyttöön, mikäli selainpohjaista JAMIX-ohjelmaa käytetään yhdessä JAMIX ENTERPRISE -ohjelman kanssa.

• Lopuksi valitse Hyväksy - kaikki inventoitavat varastokortit päivittyvät listaan. Lisäksi Tehty-kenttään tallentuu päivämäärä ja aikaleima, milloin inventaario on avattu ja kenen käyttäjän toimesta.

HUOM! Inventaarion avaaminen inventaariopäivänä ei ole välttämätöntä, sillä inventaario voidaan kirjata halutulle inventaariopäivälle myöhemminkin.

Meneillään oleva inventaario ei sulje inventaariopäivää ja sitä edeltäviä varastotapahtumia, vaan niitä voidaan tarvittaessa vapaasti muokata.

Inventaarion apulistan tulostaminen

Inventaarion tekemistä helpottamaan voit tulostaa varastoon mukaan inventaarion apulistan, johon tulostuvat inventoitavat tuotteet, Määrä-sarake, johon voidaan kirjata inventoitavat määrät, inventaarioyksikkö sekä EAN-koodi, mikäli se on tallennettu varastokortille. Lista voidaan tulostaa esimerkiksi sijoituspaikka- ja tuoteryhmäkohtaisesti.

• Tulosta apulista ikkunan ylälaidasta valitsemalla Tulosta.
• Avautuneella ikkunalla valitse Inventaariolista, valitse tarvittavat ryhmittely- ja lajittelukriteerit ja sen jälkeen ikkunan alalaidassa Tulosta.

Varastosaldojen nollaus

Mikäli varastopaikassanne ei ole varastoseurantaa, nollaa varastosaldot ikkunan ylälaidassa olevalla painikkeella.

Inventaariolistan suodattaminen eri hakukriteereillä

Ikkunan ylälaidassa voit etsiä inventoitavaa tuotetta nimellä. Voit myös suodattaa listaa useilla eri kriteereillä, esimerkiksi Sijoituspaikka, hylly ja paikka -valinnalla. Tämä avaa uuden Sijoituspaikka-pudotusvalikon, josta voidaan valita tietty sijoituspaikka, jonka mukaan tiedot suodatetaan listalle. Lisäksi lista järjestetään hyllyn, paikan sekä tuotteen nimen mukaiseen järjestykseen.

Inventoitujen määrien lisääminen

Lisää inventoidut määrät tuotteille tuplaklikkaamalla tuoteriviä ja anna määrä avautuneen ikkunan kenttään. Määrä voidaan antaa inventointiyksikkönä ja tämän lisäksi haluttaessa myös muilla tuotteen varastokortilla käytössä olevilla yksiköillä esimerkiksi litroina ja koreina. Eri yksikkövaihtoehdot saadaan esiin valitsemalla ikkunan ylälaidassa Näytä yksiköt. Ohjelma laskee kaikilla eri yksiköillä annetut määrät yhteen inventointiyksikköriville. Annetut määrät tallentuvat siirryttäessä Seuraava- tai Edellinen-painikkeilla jonkun toisen tuotteen tietoihin tai valittaessa Tallenna. Voit siirtyä kätevästi seuraavaan tuotteeseen myös näppäimistön nuolialas/ylös -painikkeilla.

Tietojen tallentamisen jälkeen inventaarioarvon laskennassa käytetyt määrät yksikköineen ja sijoituspaikkoineen voidaan tarkistaa palaamalla tuotteen tietoihin ja klikkaamalla ikkunan ylälaidan “Arvon laskentaan käytetyt yksiköt” -kuvaketta. Ainostaan inventointiyksikkönä annettu määrä tallentuu kenttään, jossa arvo on syötetty. Muilla yksiköillä annetut määrät eivät tallennu kenttiin, joissa ne on syötetty ohjelmaan.

Inventoitujen määrien lisääminen mikäli tuotteella useita sijoituspaikkoja

Jos tuotteen varastokortille on määritetty useita sijoituspaikkoja, tuotteen inventaario voidaan tehdä sijoituspaikkakohtaisesti. Inventaariossa tuotteen tietoihin lisätään sijoituspaikkakohtaisesti esimerkiksi, kuinka monta purkkia maitoa on Maitokylmiössä ja Dieettikylmiössä. Määrä voidaan antaa inventointiyksikkönä ja tämän lisäksi haluttaessa myös muilla tuotteen varastokortilla käytössä olevilla yksiköillä esimerkiksi litroina ja koreina. Eri yksikkövaihtoehdot saadaan esiin valitsemalla ikkunan ylälaidassa Näytä yksiköt. Ohjelma laskee kaikilla eri yksiköillä annetut määrät yhteen inventointiyksikköriville.

Annetut määrät tallentuvat siirryttäessä Seuraava- tai Edellinen-painikkeilla jonkun toisen tuotteen tietoihin tai valittaessa Tallenna. Tietojen tallentamisen jälkeen inventaarioarvon laskennassa käytetyt määrät yksikköineen ja sijoituspaikkoineen voidaan tarkistaa palaamalla tuotteen tietoihin ja klikkaamalla ikkunan ylälaidan “Arvon laskentaan käytetyt yksiköt” -kuvaketta. Ainostaan inventointiyksikkönä annettu määrä tallentuu kenttään, jossa arvo on syötetty. Muilla yksiköillä annetut määrät eivät tallennu kenttiin, joissa ne on syötetty ohjelmaan. Kokonaismäärä-otsikon alla ohjelma näyttää tuotteen kaikkien sijoituspaikkojen määrät yhteensä.

Saman tuotteen eri sijoituspaikkojen määriä voi muokata useampi käyttäjä yhtäaikaisesti. Jos käyttäjät muokkaavat tuotteen saman sijoituspaikan määrää samanaikaisesti, ensimmäisenä tallentaneen käyttäjän antama määrä jää voimaan ja seuraavaa käyttäjää ohjelma huomauttaa tallennusvaiheessa toisen käyttäjän tekemästä muokkauksesta.

Sijoituspaikat huomioidaan myös inventaarion raporteilla.

JAMIX- ja JAMIX ENTERPRISE -ohjelmien yhteiskäytössä huomioitavaa: Jos JAMIX-ohjelmassa halutaan hyödyntää tuotteella useita sijoituspaikkoja, tällöin suosittelemme, että inventaario tehdään pelkästään JAMIX-ohjelmassa. Inventaario on mahdollista myös ohjelmien yhteiskäytössä, mutta silloin tulee huomioida seuraavat seikat:

• JAMIX ENTERPRISE -ohjelmassa on käytettävissä vain yksi sijoituspaikka, joka näkyy JAMIX-ohjelmassa oletussijoituspaikka-kentässä varastokortilla ja inventaariossa.

• JAMIX ENTERPRISE -ohjelmassa voi syöttää inventaarioon ainoastaan kokonaismäärän tuotteelle. Kokonaismäärä kirjautuu JAMIX-ohjelman inventaariossa tuotteen oletussijoituspaikalle.

• Jos JAMIX-ohjelmassa inventaariossa tuotteelle on syötetty määriä useisiin sijoituspaikkoihin, JAMIX ENTERPRISE -ohjelmassa nämä määrät näkyvät yhtenä kokonaisarvona.

• Jos JAMIX-ohjelmassa inventaariossa tuotteelle on syötetty määriä useisiin sijoituspaikkoihin ja tuotteen inventointimäärää muokataan JAMIX ENTERPRISE -ohjelmassa, muiden kuin oletussijoituspaikan arvot nollautuvat JAMIX-ohjelmassa ja oletussijoituspaikka kenttään tallentuu JAMIX ENTERPRISE -ohjelmassa tallennettu kokonaisarvo.

• Ohjelmien yhteiskäytössä, jos samaa tuotetietoa muokataan inventaariossa molemmissa ohjelmissa yhtäaikaisesti, ohjelma huomauttaa tästä sitä käyttäjää, joka viimeisenä yrittää tallentaa muokkaamansa tietoa.

Inventoitujen määrien kirjaamisen keskeyttäminen

Kaikkia inventoituja tietoja ei tarvitse kirjata kerralla. Voit poistua toiminnosta sulkemalla toiminnon klikkaamalla ikkunan ylälaidassa välilehdellä olevaa rastia. Kaikki kirjaamasi tiedot ovat tallessa ja voit jatkaa kirjaamista siitä, mihin viimeksi jäit, kun avaat Inventaario-toiminnon uudelleen.
Keskeneräisen inventaarion tunnistaa siitä, että Hyväksy-painike on aktiivinen.

Inventaariosta puuttuva tai virheellinen tuote

Mikäli tuotteita puuttuu listalta, tarkista Varastokortit-toiminnossa tuotteen varastokortin Yleiset-välilehdellä, että tuotteelle ei ole valittuna Passiivinen tai Ei inventoida. Jos varastokortti puuttuu kokonaan Varastokortit-toiminnosta, lisää varastokortti. Tämän jälkeen päivitä inventaarion tuotelista valitsemalla Päivitä tuotteet, jolloin puuttuvat tuotteet tulevat inventoitaviksi. Seuraavassa inventaariossa tällaiset tuotteet tulevat automaattisesti mukaan, koska niillä on ollut saldoa tässä inventaariossa.

Jos tuotteen esimerkiksi inventointiyksikkö tai tuoteryhmä on varastokortilla virheellinen, voit käydä kesken inventaarion korjaamassa tiedot varastokortille Varastokortit-toiminnossa. Tämän jälkeen palaa inventaarioon ja tuo tekemäsi korjaukset inventaarion varastokorteille Päivitä tuotteet -painikkeella.

Poikkeustuotteen lisääminen inventaarioon ilman varastokorttia

Ohjelmaan voidaan lisätä uusi tuote kesken inventaarion siten, että lisätty tuote on mukana ainoastaan kyseisessä inventaariossa. Tuotetta ei tällöin perusteta varastokorttina.

Ominaisuus ei ole oletuksena käytettävissä, vaan se tulee ottaa tarvittaessa käyttöön Ohjelmakohtaisista asetuksista Varasto-välilehdeltä.

Huom! Ominaisuus ei ole hyödynnettävissä asiakkailla, jotka käyttävät ohjelmaa osoitteessa https://fi.jamix.cloud/app/

Inventaariolistan päivittäminen

Jos useampi henkilö tekee inventaariota yhtä aikaa samalle varastopaikalle, voit päivittää listan vastaamaan nykyistä tilannetta tuotteiden tallennettujen määrien osalta valitsemalla Päivitä lista.

Kun olet kirjannut kaikki inventoidut määrät ja tarkistanut tiedot, hyväksy inventaario valitsemalla ikkunan oikeasta laidasta Hyväksy.
Inventaario tallentuu ja vie kirjatut määrät varastokorteille saldoksi.

Voit selata aiemmin tehtyjä ja tallennettuja inventaarioita - myös silloin, kun inventaarion kirjaaminen on kesken.
Valitse ikkunan oikean laidan Varastopaikat-otsikon alta varastopaikka ja sen jälkeen inventaario, jota haluat tarkastella.

Avoinna olevan (ei hyväksytyn) inventaarion voi poistaa pääkäyttäjän lisäksi henkilö, joka on avannut inventaarion.

Raportilla lasketaan varaston arvo niillä päivänhinnoilla, jotka ovat olleet varastokorteilla, kun uusi inventaario on aloitettu.

1. Tulosta raportti valitsemalla Inventaario-ikkunan ylälaidasta Tulosta.
2. Valitse Varaston arvo -otsikon alta, minkä mukaan raportti lajitellaan sekä näytetäänkö hinnat verottomina vai verollisina.
3. Tulosta raportti valitsemalla Tulosta.

Varastonmuutos –raporttia käytetään silloin, kun ohjelmalla on jo kertaalleen tehty inventaario. Siinä kerrotaan varaston muutos edelliseen inventaarioon nähden eli raportille tulee mukaan uusin ja sitä edeltävä inventaario. Raportilla lasketaan varaston muutoksen arvo niillä päivänhinnoilla, jotka ovat olleet varastokorteilla, kun uusi inventaario on aloitettu.

1. Tulosta raportti valitsemalla Inventaario-ikkunan ylälaidasta Tulosta.
2. Valitse Varastonmuutos-otsikon alta, minkä mukaan raportti lajitellaan sekä näytetäänkö hinnat verottomina vai verollisina.
3. Tulosta raportti valitsemalla Tulosta.

Inventointiero-raportille tulostuu niiden tuotteiden varastokortit, joiden laskennallinen saldo poikkeaa käyttäjien syöttämästä määrästä. 

1. Tulosta raportti valitsemalla Inventaario-ikkunan ylälaidasta Tulosta.
2. Valitse Inventointiero-otsikko.
3. Tulosta raportti valitsemalla Tulosta.