Lähetyslistakirjaukset

Lähetyslista-toimintoon kirjataan varastoon saapuneet tuotteet. Lähetyslistakirjaus kasvattaa tuotteen varastokortin saldoa kirjaukselle tallennetun toimitusmäärän verran sekä päivittää tuotteen päivänhinnan, mikäli lähetyslistalla on tuoreempi päiväys kuin varastokortilla. Kirjaukset ovat aina varastopaikkakohtaisia.

Lähetyslistakirjauksia voidaan tehdä kolmella eri tavalla - kopioimalla ostotilaus lähetyslistaksi, manuaalisesti poimimalla tuotteet lähetyslistalle tai sähköisellä lähetyslistalla.

Lähetyslistalta hintojen päivittyminen varastokortille voidaan tarvittaessa estää kohdassa Perustiedot -Asetukset/Ohjelmakohtaiset asetukset: Varasto.

Ohjeessa käydään läpi seuraavia aiheita:

• Ostotilauksen kopioiminen lähetyslistaksi
• Lähetyslistan kirjaaminen manuaalisesti
• Lähetyslistan poistaminen
• Jäljitettävyys- ja poikkeamatiedot lähetyslistan tuotteille

1. Valitse Varasto - Lähetyslistat.
2. Valitse Tuo - Ostotilaus.
3. Valitse varastopaikka, jonka ostotilauksen haluat kopioida lähetyslistaksi.
4. Valitse aikaväli, jolle olet tehnyt ostotilauksen. Voit suodattaa listanäkymän sisältöä toimittajan ja ostotilauksen tilan mukaan.

1. Valitse listalta ostotilaus, jonka haluat kopioida lähetyslistaksi.
   • Ohjelma näyttää valitun ostotilauksen tuotteet ikkunan oikeassa laidassa Ostotilaus VRX... -otsikon alla. Kaikki ostotilauksen tuotteet ovat automaattisesti valmiiksi valittuina, mikäli niitä ei ole lisätty millekään toiselle lähetyslistalle. Tuotteet, jotka on jo lisätty jollekin toiselle lähetyslistalle, näytetään harmaana ja ne eivät ole automaattisesti valittuna.
   • Voit halutessasi poistaa osan valinnoista ja kopioida vain osan ostotilauksen tuotteista lähetyslistaksi. Kun myöhemmin loput ostotilauksen tuotteet ovat saapuneet varastoon, voit lisätä nämä tuolloin omalle lähetyslistalle vastaavalla tavalla.
   • Voit tarkistaa ostotilausten selauslistan Lähetyslistat-sarakkeesta, mitkä lähetyslistat on mahdollisesti jo linkitetty ostotilaukselle. Mikäli sarake ei ole valmiiksi listalla näkyvissä, voit lisätä sen selauslistan oikean yläkulman hampurilaisvalikosta (kolmesta allekkaisesta viivasta koostuva kuvake).
2.  Valitse Kopioi lähetyslistaksi, kun olet valinnut ostotilaukselta lähetyslistalle kopioitavat tuotteet.
   • Mikäli ostotilaukseen on jo linkitetty ainakin yksi lähetyslista, ohjelma antaa siitä huomautuksen ja pyytää varmistamaan, halutaanko silti jatkaa ostotilauksen kopiointia lähetyslistaksi.
   • Tarvittaessa voit lähetyslistalla vielä tehdä muokkauksia ostotilaukselta kopioituihin riveihin, esimerkiksi muokata toimitusmäärää tai hintaa. Voit myös halutessasi tuoda lähetyslistalle lisää tuotteita tai voit poistaa ylimääräisiä tuotteita. Näistä kerrotaan lisää alla olevassa Lähetyslistan kirjaaminen manuaalisesti -osiossa.
3. Lopuksi tallenna lähetyslistakirjaus valitsemalla Tallenna.

HUOM! Ohjelma merkitsee ostotilauksen automaattisesti Toimitettu-tilaan, kun kaikki tuotteet ostotilaukselta on kopioitu lähetyslistaksi tai eri lähetyslistoiksi ja ne on tallennettu. Tämän jälkeen ostotilaus ei enää nouse valittavaksi  Kopioi lähetyslistaksi -toiminnallisuuteen.

1. Valitse Varasto - Lähetyslistat.
2. Valitse Lisää.
3. Valitse Varastopaikka.
4. Valitse tuotteiden toimituspäivä, toimittaja ja lisää tarvittaessa Ulkoinen nro. -kenttään toimittajan lähetyslistanumero.

• Lisää tuote lähetyslistalle ikkunan oikean laidan Tuotteet-otsikon alta.
• Voit käyttää hakutoimintoa tuotteiden etsimiseen. Kirjoita haettavan tuotteen nimi tai osa nimestä Etsi nimellä -kenttään. Ohjelma hakee listalle nimen sisältävät tuoterivit.
• Voit hakea tuotteita myös erilaisia suodatuksia hyödyntäen, esimerkiksi kaikki tietyn toimittajan Pakaste - kasvikset -ryhmään kuuluvat tuotteet.
• Kun valitset tuotteen listalta, näet välilehden alalaidassa tuotteesta lisätietoja.
• Lisää tuote lähetyslistalle tuplaklikkaamalla.

• Kun olet lisännyt kaikki tuotteet lähetyslistalle anna toimitusmäärä ja tee tuotteen tiedoille tarvittavat muutokset.
• Avaa listalta tuoterivi tuplaklikkaamalla.
• Tarkista ja päivitä tarvittaessa hinta. Voit antaa hinnan verottomana tai verollisena. Tarvittaessa voit vaihtaa hinnan verolliseksi tai verottomaksi ikkunan oikean laidan Asetukset-otsikon alla.
• Anna Määrä-kenttään toimitusmäärä.
• Tarvittaessa voit vaihtaa myös toimitusyksikön, hinnan ja lisätä tuotteelle mahdollisesti annetun alennusprosentin.
• Ikkunan ollessa edelleen avoinna, valitse seuraava tuote ikkunan taustalla olevalta listalta - ikkunan tiedot vaihtuvat koskemaan kyseistä tuotetta ja samalla edelliselle tuotteelle antamasi tiedot tallentuvat.
• Voit lisätä tuotteen jäljitettävyys- ja poikkeamatiedot ikkunan Jäljitettävyys- ja Poikkeamat-välilehdillä. Katso tästä lisätietoja kohdasta Jäljitettävyys- ja poikkeamatiedot lähetyslistan tuotteille.
• Kun olet antanut kaikille tuotteille toimitusmäärän ja muut tarvittavat tiedot, sulje ikkuna valitsemalla Sulje.

Tuoterivien järjestäminen haluttuun järjestykseen lähetyslistalla

Tuoterivejä voidaan järjestää haluttuun järjestykseen osto- ja vakiotilauksilla sekä lähetyslistoilla. Kun tuotteet näissä toiminnoissa järjestetään keskenään samaan järjestykseen, niiden vertailu toisiinsa on sujuvampaa ja nopeampaa esimerkiksi lähetyslistaa verrattaessa ostotilaukseen.

Rivejä voidaan järjestää listalla seuraavasti:

1. Valitse rivi, jonka paikkaa haluat vaihtaa listalla.
2. Valitse Siirrä alas tai Siirrä ylös niin monta kertaa, että rivi on oikeassa kohdassa.

Voit tarvittaessa poistaa ylimääräisen tuotteen lähetyslistalta valitsemalla tuotteen listalta hiiren oikealla ja valitsemalla Poista tai valitsemalla tuotteen ja ikkunan ylälaidasta Poista.

Voit merkitä lähetyslistan tarkastetuksi sekä laskutetuksi Yleiset-otsikon alla. Voit myös lisätä tarkastajan nimen sekä lähetyslistan tuotteita koskevan ostolaskun laskupäivän, -numeron, -viitteen sekä lisätietoja.

Saman ostolaskunumeron voi tarvittaessa tallentaa usealle lähetyslistalle, jos laskuun liittyvät tuotteet ovat tulleet monella eri lähetyslistalla. Ohjelma kuitenkin ilmoittaa käyttäjälle, mikäli sama laskunumero on tallennettu jollekin toiselle lähetyslistalle.

Lähetyslistakirjauksen tallentaminen

Tallenna lähetyslistakirjaus valitsemalla ikkunan ylälaidasta Tallenna.

Voit tarvittaessa poistaa tarpeettoman lähetyslistan valitsemalla Lähetyslistat-toiminnossa listalta lähetyslistan ja valitsemalla Poista.

Lähetyslistalla tuotteen muokkausikkunassa on Jäljitettävyys- ja Poikkeamat-välilehdet. Jäljitettävyys-välilehdelle voidaan tallentaa tuoterivikohtaisesti jäljitettävyystietoja kuten erä, valmistuspäivä ja viimeinen käyttöpäivä. Poikkeamat-välilehdelle voidaan vastaavasti tallentaa lähetyslistan poikkeamia verrattuna esimerkiksi tehtyyn ostotilaukseen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi " Tuotetta tullut liian vähän", "Tuotteen hinta poikkeaa tilauksen hinnasta" tai "Tuote on rikkoutunut". 

Lähetyslistan tuotteelle voidaan lisätä useita jäljitettävyys- ja poikkeamarivejä. Näissä voidaan hyödyntää jäljitettävyys- ja poikkeamatyyppejä, joita ylläpidetään kohdassa Perustiedot - Ryhmät/Jäljitettävyys- ja poikkeamatyypit. 

Lähetyslistan jäljitettävyystietojen jäljitettävyys- ja poikkeamatyyppejä voidaan lisätä ja muokata kohdassa Perustiedot - Ryhmät/Jäljitettävyys- ja poikkeamatyypit.

1. Valitse Lisää.
2. Valitse Käyttäjätaso ja Yksikkö.
3. Anna nimi.
4. Valitse Huomioitavaa, jos haluat, että jäljitettävyys- tai poikkeamatiedosta näytetään oletuksena lähetyslistan tuoterivillä tai Lähetyslistat-toiminnossa lähetyslistarivillä huutomerkki.
5. Valitse Kohde-otsikon valinnoista joko Jäljitettävyys tai Poikkeama riippuen kumpaa tyyppiä olet lisäämässä.
6. Tallenna tyyppi.

Jäljitettävyys- ja poikkeamatyyppejä voi ylläpitää pääkäyttäjä sekä yksikön pääkäyttäjä. Pääkäyttäjä voi määrittää Jäljitettävyys- ja poikkeamatyypin kaikille yksiköille yhteiseksi tai jollekin tietylle yksikölle. Yksikön pääkäyttäjä voi ylläpitää yksikkökohtaisia Jäljitettävyys- ja poikkeamatyyppejä.

 

Voit lisätä jäljitettävyys- ja poikkeamatietoja tallennetun lähetyslistan tuotteille.

1. Avaa lähetyslista, jonka tuotteille haluat kirjata jäljitettävyystietoja/poikkeamia kohdassa Varasto - Lähetyslistat.
2. Avaa tuoterivi ja valitse avautuneessa ikkunassa Jäljitettävyys-/Poikkeamat-välilehti.
3. Valitse Lisää.
   Jäljitettävyys: Ohjelma luo automaattisesti rivin, jossa näytetään kuluva päivämäärä Päivämäärä-, Valmistettu- ja Viim. käyttöpäivä -sarakkeissa. Kahta viimeistä voidaan haluttaessa muokata (aktivoi rivi tuplaklikkaamalla).
   Poikkeama: Ohjelma luo automaattisesti tyhjän poikkeamarivin, jossa näytetään kuluva päivämäärä. 
4. Aktivoi rivi tuplaklikkaamalla.
5. Tyyppi-sarakkeeseen voit valita pudotusvalikosta tyypin, joita ylläpidetään kohdassa Perustiedot -Ryhmät/Jäljitettävyys- ja poikkeamatyypit.
6. Huutomerkki-sarakkeeseen tulee automaattisesti huutomerkki, mikäli se on asetettu tyypille Jäljitettävyys- ja poikkeamatyypit -toiminnossa. Sen voi myös lisätä erikseen tai poistaa valitsemalla tai poistamalla valinnan Huutomerkki-sarakkeen ruudusta.
7. Lisätiedot-sarakkeeseen voi kirjata tarvittaessa lisätietoja.
8. Jäljitettävyys: Lisää tarvittaessa erätieto Erä-sarakkeeseen ja anna Määrä-sarakkeeseen määrä.
9. Tallenna tiedot valitsemalla Tallenna.