Siirry sisältöön
Suomi
Ota meihin yhteyttä
  • Ehdotuksia ei ole, koska hakukenttä on tyhjä.

Sähköiset lähetyslistat (lisäominaisuus)

JAMIX-ohjelmaan voidaan tuoda toimittajalta tilatuista tuotteista sähköisiä lähetyslistoja automaattisesti ajastuksella tai manuaalisesti. Ajastettuna lähetyslistasanoma noudetaan ohjelmallisesti toimittajan palvelimelta ja siitä muodostetaan automaattisesti lähetyslista ohjelman Lähetyslistat-toimintoon.

Lähetyslistasanoma voidaan tuoda myös manuaalisesti, jolloin sanoma joko noudetaan hakemistosta, jonne se on tallennettu tai vaihtoehtoisesti suoraan toimittajan palvelimelta. Ohjelma muodostaa sanomasta lähetyslistan Lähetyslistat-toimintoon.

Jos lähetyslistasanoman sisältö poikkeaa tehdystä ostotilauksesta, ohjelma listaa nämä poikkeamat Lähetyslistat-toiminnon Lähetyslistojen poikkeamat -toiminnallisuuteen sekä lähetyslistan tuoteriveillä Poikkeamat-välilehdellä, esimerkiksi tuotteita on tullut liian vähän, liikaa tai hinta on eri kuin tilauksella. Poikkeamatietoja voidaan lisätä lähetyslistan tuotteille myös manuaalisesti.

Sähköiset lähetyslistat -toiminnallisuuden avulla tehostetaan ja nopeutetaan lähetyslistojen käsittelyä, jolloin tietojen manuaaliselle muokkaukselle on vähemmän tarvetta.

Ohjeessa käydään läpi seuraavia aiheita:

Ennen sähköisten lähetyslistojen käyttöönottoa

Ota yhteyttä JAMIX-asiakasvastaavaasi saadaksesi tarkempia lisätietoja sähköisten lähetyslistojen käyttöönottoon.

Sähköisen lähetyslistan tuominen ohjelmaan automaattisesti

Ajastettu lähetyslistasanoman haku toimittajan palvelimelta

Ohjelma tarkistaa puolen tunnin välein, onko uusia sähköisiä lähetyslistoja saatavilla ja tuo ne automaattisesti, jos uusia löytyy.

Ohjelma tuo lähetyslistat ohjelmaan automaattisesti Lähetyslistat-toimintoon ajastuksen mukaisessa aikataulussa.

Ajastettujen töiden tilanne, milloin ne ovat viimeksi käynnistyneet ja mikä niiden tila on (onko työ käynnissä, pysäytetty tai virhetilassa) voidaan tarkistaa kohdassa
Perustiedot - Asetukset - Ohjelmakohtaiset asetukset: Ajastetut tehtävät.

Ajastukseen liittyvät lokitiedot, milloin ajastettu toiminto on viimeksi ajettu / milloin ajo on viimeksi käynnistynyt, näytetään Ajastetut tehtävät -välilehden alalaidassa.

Sähköisen lähetyslistan tuominen manuaalisesti

Sähköinen lähetyslista voidaan tuoda ohjelmaan myös manuaalisesti kohdassa
Varasto - Lähetyslistat: Tuo - Lataa tiedosto / Hae toimittajalta.

Lähetyslistat voidaan tuoda manuaalisesti kahdella eri tavalla - joko lataamalla lähetyslista-aineisto tiedostosta tai hakemalla aineistot toimittajien etähakemistoista.

Lataa tiedosto: lähetyslista-aineisto on vastaanotettu toimittajalta ja tallennettu työaseman hakemistoon, josta se haetaan seuraavasti: 

  1. Valitse Lataa tiedosto.
  2. Valitse Selaa.
  3. Valitse ladattava tiedosto ja sen jälkeen Avaa.
  4. Valitse Lataa.
    Ohjelma muodostaa aineistosta lähetyslistat.

Hae toimittajalta: hakee lähetyslista-aineistot toimittajille asetetuista etähakemistoista.

  1. Valitse Hae toimittajalta.
  2. Mikäli sähköisiä lähetyslistoja löytyy, ohjelma lisää ne automaattisesti Lähetyslistat-toiminnon listanäkymään.

Sähköisten lähetyslistojen tuoterivien järjestys

Sähköisten lähetyslistojen tuoterivit tulevat oletuksena samaan järjestykseen kuin siinä ostotilauksessa, minkä tuotteita lähetyslista sisältää. Mikäli lähetyslista sisältää usean ostotilauksen tuotteita, järjestetään lähetyslistarivit ostotilauksittain.

Sähköisten lähetyslistojen poikkeamat verrattuna ostotilauksiin

Jos toimittajan lähetyslistasanoman sisältö poikkeaa ohjelmassa tehdystä ostotilauksesta, ohjelma listaa automaattisesti poikkeamat Lähetyslistat-toiminnon Poikkeamat -toiminnallisuudessa sekä lähetyslistan tuoteriveillä Poikkeamat-välilehdellä.

Ohjelma huomioi seuraavat poikkeamat:

  • Tuotteen toimitusmäärä poikkeaa tilatusta
  • Tuntematon tuote
  • Ostotilauksella ollut tuote puuttuu lähetyslistasta
  • Lähetyslistalla on tuote, joka ei löydy ostotilauksesta
  • Usealla varastokortilla on sama EAN-koodi
  • Lähetyslistalla oleva hinta poikkea tilauksen hinnasta
  • Tuotteen mittayksikköä ei tunnisteta

Poikkeamatiedot lisätään automaattisesti vain siinä tapauksessa, jos ohjelmasta löytyy lähetyslistasanomaa vastaava ostotilaus. Vaikka tilausta ei löytyisi, sanomasta muodostetaan silti Lähetyslistat-toimintoon lähetyslista. Tämän lisäksi puuttuvasta ostotilauksesta tulee maininta kohtaan Perustiedot - Asetukset - Ohjelmakohtaiset asetukset: Ajastetut tehtävät.

Poikkeamatietoja voidaan lisätä lähetyslistan tuotteille myös manuaalisesti.
Poikkeamatyyppejä ylläpidetään kohdassa Perustiedot - Ryhmät - 'Jäljitettävyys- ja poikkeamatyypit'.

Lähetyslistan poikkeamat Lähetyslistojen poikkeamat -toiminnallisuudessa

Toiminto avataan kohdassa Varasto – Lähetyslistat: ’! Poikkeamat’.

Lähetyslistojen poikkeamia voidaan tarkastella valitulla aikavälillä, etsiä nimellä sekä suodattaa niitä näkymään hyödyntäen erilaisia suodatuksia. Näkymässä näytettävät lähetyslistan poikkeamat voidaan viedä Excel-tiedostoon (ilman muotoiluja) valitsemalla Tulosta (Excel).

Toiminto on käytettävissä ohjelman pääkäyttäjälle, yksikön pääkäyttäjälle sekä varasto-käyttäjälle.

Lähetyslistan poikkeamat lähetyslistan tuoteriveillä

Lähetyslistan poikkeamat tuodaan automaattisesti myös lähetyslistan tuotteille Lähetyslistat-toiminnossa. Niitä pääsee selaamaan lähetyslistalla tuoterivikohtaisesti, kun tuoterivi avataan ja valitaan ikkunan ylälaidasta Poikkeamat-välilehti. Poikkeamia voi olla yhdellä tuoterivillä useita ja niitä voidaan lisätä myös manuaalisesti. Lähetyslistan tuoteriville ilmestyy huutomerkki, jos sillä on yksikin poikkeamarivitieto ja vastaavasti Lähetyslistat-toiminnossa lähetyslistarivillä näytetään huutomerkki, jos lähetyslistan yhdelläkään tuotteella on jokin poikkeama.

Haluttaessa poikkeaman ilmaisevan huutomerkin voi poistaa tuotteen Poikkeamat-välilehden riviltä. Huutomerkkiä voi näin ollen hyödyntää esimerkiksi poikkeamatietojen kuittaamiseen siten, että huutomerkki poistetaan silloin, kun poikkeama on hyväksytty tai korjattu. Vaikka lähetyslistan tuotteelta poistetaan huutomerkki poikkeamariviltä, lähetyslistan poikkeama näkyy silti Toimittajan poikkeamat -toiminnossa.

Automaattisista sähköisistä lähetyslistakirjauksista huolimatta vastaanottajalla on aina velvollisuus tarkistaa tilatut tuotteet ja niiden määrät, vastaavatko ne lähetyslistan sisältöä.

Poikkeamatyyppien ylläpito Perustiedot-valikossa

Lähetyslistan poikkeamien Poikkeamatyyppejä voidaan lisätä ja muokata kohdassa Perustiedot - Ryhmät - 'Jäljitettävyys- ja poikkeamatyypit'. Ohjelma tuo automaattisesti sähköisistä lähetyslistasanomista toimintoon Poikkeamatyyppejä, joita voi tarvittaessa myöhemmin nimetä uudelleen. Tämän lisäksi toimintoon voi lisätä uusia Poikkeamatyyppejä, joita voi tarvittaessa lisätä manuaalisesti lähetyslistan tuoteriveille.

Poikkeamatyyppejä voi ylläpitää pääkäyttäjä sekä yksikön pääkäyttäjä. Pääkäyttäjä voi määrittää Poikkeamatyypin kaikille yksiköille yhteiseksi tai jollekin tietylle yksikölle. Yksikön pääkäyttäjä voi ylläpitää yksikkökohtaisia Poikkeamatyyppejä.

Poikkeamatyypin lisääminen

  1. Valitse Jäljitettävyys- ja poikkeamatyypit -toiminnon ylälaidasta Lisää.
  2. Valitse poikkeamatyypin käyttäjätaso ja yksikkö.
  3. Anna poikkeamatyypille nimi.
  4. Valitse Huomioitavaa, jos haluat, että poikkeamasta näytetään oletuksena lähetyslistan tuoterivillä tai Lähetyslistat-toiminnossa lähetyslistarivillä huutomerkki.
  5. Valitse Kohde-otsikon valinnoista Poikkeama.
  6. Tallenna Poikkeamatyyppi.

Poikkeamien lisääminen manuaalisesti lähetyslistan tuotteille

Lähetyslistan tuoteriveille voidaan kirjata poikkeamia myös manuaalisesti. Tällaisia voi olla esimerkiksi ”Tuote rikkoutunut kuljetuksessa” tai ”Tuote pilaantunut”. Poikkeamia voi olla yhdellä tuotteella useita.
Huom! Poikkeamia voi lisätä vain tallennetun lähetyslistan tuotteille.

  1. Avaa Lähetyslistat-toiminnossa lähetyslista, jonka tuotteille haluat kirjata poikkeamia.
  2. Avaa tuoterivi ja valitse avautuneessa ikkunassa Poikkeamat-välilehti.
  3. Valitse Lisää.
    Ohjelma luo automaattisesti tyhjän poikkeamarivin, jossa näytetään kuluva päivämäärä.
  4. Aktivoi rivi tuplaklikkaamalla.
  5. Tyyppi-sarakkeeseen voit valita pudotusvalikosta poikkeamatyypin, joita ylläpidetään kohdassa Perustiedot - Ryhmät - 'Jäljitettävyys- ja poikkeamatyypit'.
  6. Huutomerkki-sarakkeeseen tulee automaattisesti huutomerkki, mikäli se on asetettu poikkeamatyypille Jäljitettävyys- ja poikkeamatyypit -toiminnossa. Sen voi myös lisätä erikseen tai poistaa valitsemalla tai poistamalla valinnan Huutomerkki-sarakkeen ruudusta.
  7. Lisätiedot-sarakkeeseen voi kirjata tarvittaessa poikkeamaa koskevia lisätietoja.
  8. Tallenna tiedot valitsemalla rivin alalaidassa Tallenna.